Kapitel 7 – Räkenskapsinformation

Avsnitt IV – Räkenskapsinformation och dess arkivering

Vad är räkenskapsinformation?

Primär räkenskapsinformation

1 kap. 2 § första stycket 9 a BFL

    I denna lag betyder

    9. räkenskapsinformation:

    a) sådana sammanställningar av uppgifter som avses i

    – 4 kap. 3 § (balansräkning),

    – 5 kap. 1 § (grundbokföring och huvudbokföring),

    – 5 kap. 4 § (sidoordnad bokföring),

    – 5 kap. 6 § (verifikation),

    – 5 kap. 7 § (handling m.m. som en verifikation hänvisar till),

    – 5 kap. 11 § (systemdokumentation och behandlingshistorik),

    – 6 kap. 2 § (årsredovisning),

    – 6 kap. 4 och 5 §§ (årsbokslut),

    – 6 kap. 6 § (förenklat årsbokslut), samt

    – 6 kap. 8 § (specifikation av balansräkningspost),

— Lag (2017:437)

Den balansräkning som avses i 1 kap. 2 § första stycket 9 a första strecksatsen BFL är en öppningsbalansräkning.

I vilka fall en följesedel, en handling som utgör underlag för utbetalning av lön eller en annan sammanställning av uppgifter med liknande funktion ska ingå i en verifikation och därmed är räkenskapsinformation framgår av punkt 5.3.

Avtal och andra viktigare handlingar

1 kap. 2 § första stycket 9 b BFL
I denna lag betyder

9. räkenskapsinformation:

b) avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden, samt
— Lag (2017:437)

Syftet med bestämmelsen i 1 kap. 2 § första stycket 9 b BFL är att företag ska spara avtal som är av sådan vikt att de har en självständig ekonomisk betydelse för att kunna bedöma företaget, t.ex. avtal som behövs för att göra en solvensbedömning.

Avgörande är om den enskilda handlingen har särskild betydelse för företaget. Vid bedömningen beaktas både handlingens innehåll och företagets verksamhet och storlek.

Handlingar som ofta har en sådan särskild betydelse att de utgör räkenskapsinformation är t.ex. viktigare skriftväxling, beslutsprotokoll, tillståndsbevis, avtal, företagsinteckningsbrev, pantbrev, aktiebrev, betalningsförelägganden och skuldebrev.

Avtal och andra handlingar kan dock utgöra räkenskapsinformation på annan grund än att de är av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden. Det gäller t.ex. om det i en verifikation hänvisas till ett hyresavtal angående avtalad månadshyra. Avtalet utgör då en del av verifikationen och blir räkenskapsinformation redan av denna anledning.

Övrig räkenskapsinformation

1 kap. 2 § första stycket 9 c BFL
    I denna lag betyder

9. räkenskapsinformation:

c) sådana uppgifter i övrigt som är av betydelse för att det ska gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen,
— Lag (2017:437)

Uppgifter som ofta är räkenskapsinformation enligt 1 kap. 2 § första stycket 9 c BFL är t.ex. instruktioner om redovisningsprinciper, instruktioner om behörighet, krypteringsnycklar, kontoutdrag, lagerinventeringslistor och EDI-avtal. En del av dessa uppgifter är räkenskapsinformation redan på den grund att de ingår i företagets systemdokumentation, se kapitel 9. Ett annat exempel på uppgifter som kan vara räkenskapsinformation enligt 1 kap. 2 § första stycket 9 c BFL är dokumentation av avstämningar enligt punkt 2.16.

 

I vilken form ska räkenskapsinformation sparas?

7 kap. 1 § första stycket BFL
    Räkenskapsinformation skall bevaras i

vanlig läsbar form (dokument),

mikroskrift som kan läsas med förstorings­hjälpmedel, eller

annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (maskinläsbart medium) och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 1 eller 2.

7.1  Är räkenskapsinformation sparad med teknik som företaget inte längre använder accepteras en viss fördröjning för att få utskrift till vanlig läsbar form enligt 7 kap. 1 § första stycket 3 bokföringslagen (1999:1078).

 

Räkenskapsinformation får sparas på papper (vanlig läsbar form), på mikrofiche eller liknande eller på maskinläsbart medium, t.ex. hårddisk eller dvd (elektronisk form).

Om företaget inte omedelbart kan ta fram räkenskapsinformationen i vanlig läsbar form, t.ex. på grund av att det krävs en äldre dator och programvara, är det acceptabelt med en viss fördröjning under den tid det tar för företaget att installera datorn och programmet på nytt.

Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan

7 kap. 1 § andra stycket första meningen BFL

Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget. —

Med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan avses information som har kommit till företaget från en motpart i en affärshändelse som ett led i affärshändelsen. Det innebär att den räkenskapsinformation som en uppdragstagare sammanställer åt ett företag är att likställa med information som upprättats internt i företaget, om den inte avser en affärshändelse där företaget och uppdragstagaren är motparter.

Uttrycket kom till företaget innebär inte att räkenskapsinformationen fysiskt måste ha kommit till företaget. Har företaget anlitat någon annan, t.ex. en redovisningskonsult, ett inskanningsföretag eller en förmedlare av elektroniska fakturor, anses räkenskapsinformationen ha kommit till företaget redan när den togs emot av den som företaget anlitat, eftersom räkenskapsinformationen tagits emot för företagets räkning.

Utgångspunkten är att räkenskapsinformationen ska sparas i sin ursprungliga form, dvs. i den form informationen hade när den kom till företaget. Enligt 7 kap. 6 § BFL får dock det ursprungliga materialet förstöras efter tre år (från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades) om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt har överförts till något annat material som informationen sparas på under den återstående arkiveringstiden, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8.

När det gäller dokument i pappersform är den ursprungliga formen just det dokument som företaget tagit emot.

Räkenskapsinformation i elektronisk form

För räkenskapsinformation i elektronisk form har kravet på bevarande i ursprungligt skick normalt inte någon relevans. Om informationen inte antagit någon fysisk form när den tas emot, är det tillräckligt att den bevaras i elektronisk form. Det innebär t.ex. att den hårddisk på vilken informationen först lagrades inte behöver sparas om företaget flyttar informationen från hårddisken till t.ex. en dvd. Detsamma gäller om informationen senare flyttas mellan olika elektroniska lagringsmedier. Detta gäller under förutsättning att räkenskapsinformation inte förändras, dvs. informationsinnehållet ska vara detsamma efter att informationen flyttats som före.

Om räkenskapsinformation i elektronisk form däremot är knuten till ett fysiskt föremål redan när den tas emot, dvs. om den överlämnas på ett lagringsmedium, är det just det lagringsmediet som ska sparas.

Räkenskapsinformation i elektronisk form som normalt inte är knuten till ett fysiskt föremål när den tas emot är t.ex. uppgifter i pdf-filer, sms eller mejl. Utgångspunkten är att sådan räkenskapsinformation ska bevaras i elektronisk form under hela arkiveringstiden. Räkenskapsinformationen får flyttas mellan olika lagringsmedier under förutsättning att informationen inte förändras. Exempelvis behöver uppgifter som mottagits i ett sms normalt flyttas från telefonen till ett säkrare lagringsmedium, t.ex. en hårddisk. Skrivs informationen ut, ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8.

Även uppgifter som hämtas från webbplatser är räkenskapsinformation i elektronisk form. Sådan information får sparas i den form i vilken informationen är avsedd att presenteras i företaget, se punkt 7.3.

 

7.2  Mottagen räkenskapsinformation i elektronisk form som inte antagit fysisk form när den kom till företaget får konverteras till företagets system och sparas i det konverterade formatet under förutsättning att uppgifterna inte förändras eller försvinner i samband med konverteringen.

 

Mottagen elektronisk räkenskapsinformation kan av tekniska skäl behöva anpassas (konverteras) till företagets system. T.ex. kan elektroniska fakturor tas emot av en fakturaväxel som konverterar fakturorna till ett format som företagets system kan läsa. Om uppgifterna i fakturan inte förändras eller försvinner i samband med konverteringen, får fakturan sparas i det elektroniska format den fick genom konverteringen och i vilken den ska presenteras i företaget.

Om företaget inte kan säkerställa att uppgifterna är oförändrade efter konverteringen, ska räkenskapsinformationen sparas i det format den togs emot. Den konverterade informationen anses då vara en hänvisningsverifikation. Enligt punkt 5.14 ska det av hänvisningsverifikationen eller företagets systemdokumentation framgå var den ursprungliga uppgiften om affärshändelsen förvaras.

Uppgifter som en verifikation eller en faktura ska innehålla enligt lag, t.ex. BFL, mervärdesskattelagen (1994:200) och ABL, samt annan ekonomisk information som är viktig för en extern granskare eller för företaget självt vid bedömningen av affärshändelsen får aldrig förändras eller försvinna vid konverteringen. Utöver sådana uppgifter kan verifikationer även innehålla annan information, t.ex. reklam eller personliga hälsningar. Om det är tillåtet att rensa bort sådan information från elektronisk räkenskapsinformation får bedömas mot bakgrund av bestämmelserna om vilka uppgifter verifikationer och fakturor ska innehålla samt övriga bestämmelser om vad som utgör räkenskapsinformation. Företagslogotyp, personliga hälsningar och reklam kan inte anses utgöra räkenskapsinformation och får därmed rensas bort från elektronisk räkenskapsinformation.

Konverteras elektronisk räkenskapsinformation, är det en uppgift som ofta kan behöva beskrivas i företagets systemdokumentation, t.ex. i samlingsplanen. En fakturaväxel är en del av bokföringssystemet och ska därför framgå av samlingsplanen, se punkterna 9.2 c och 9.4.

 

7.3  Räkenskapsinformation som företaget hämtar via någon annans webbplats eller liknande får sparas i den form i vilken räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget.

 

Även räkenskapsinformation som företaget hämtar från en webbplats eller liknande är räkenskapsinformation som tagits emot från någon annan. Exempel på sådan information är uppgifter om betalningar till företagets bankkonto hos en internetbank eller fakturor som köparen hämtar från leverantörens webbplats. Sådan räkenskapsinformation får sparas i den form i vilken den är avsedd att presenteras i företaget. Det är de uppgifter som finns på webbplatsen och som hämtas som ska sparas eftersom informationen anses mottagen när den finns tillgänglig på webbplatsen. Lägger företaget till eller ändrar någon uppgift i en verifikation ska bestämmelsen om komplettering i punkt 5.8 tillämpas.

För ett företag som har valt att presentera sin räkenskapsinformation i pappersform innebär punkt 7.3 att det är en pappersutskrift som ska sparas. Om företaget i stället har elektronisk presentation, sparas informationen elektroniskt.

 

Räkenskapsinformation som tas emot både i elektronisk form och i pappersform

7.4  Räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform i nära anslutning till varandra får sparas i den form i vilken räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget.

 

Punkt 7.4 kan t.ex. tillämpas om företaget först tar emot en faktura i ett mejl och någon eller några dagar senare tar emot samma faktura i pappersform. Har företaget valt att presentera räkenskapsinformationen i pappersform innebär bestämmelsen att företaget inte behöver spara den elektroniska fakturan som togs emot först.

Det är bara när räkenskapsinformationen tas emot i olika form som företaget kan välja i vilken form räkenskapsinformationen ska sparas. Mottagen räkenskapsinformation som företaget överför till en annan form ska sparas enligt bestämmelsen i 7 kap. 6 § BFL, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation. Har företaget t.ex. tagit emot ett papperskvitto och sedan fotograferar eller skannar kvittot, ska även det ursprungliga papperskvittot sparas i tre år, dvs. det får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat

7 kap. 1 § andra stycket andra meningen BFL

— Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat skall bevaras i det skick materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes.

 

2 kap. 5 § första meningen ÅRL
    Årsredovisningen ska upprättas i vanlig läsbar form eller i elektronisk form. —
Lag (2015:813)

 

6 kap. 4 § första stycket andra meningen BFL
    — Årsbokslutet ska upprättas i vanlig läsbar form eller i elektronisk form. —
— Lag (2015:821)

7.5  Räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat anses sammanställd enligt 7 kap. 1 § andra stycket andra meningen bokföringslagen (1999:1078) när den fått den form i vilken den är avsedd att presenteras i företaget.

Eftersom räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat ska sparas i den form den är avsedd att presenteras i måste företaget ha tagit ställning till presentationsformen. All räkenskapsinformation behöver inte ha samma presentationsform. Ett företag kan t.ex. ha valt att presentera egenupprättade verifikationer i elektronisk form medan mottagna verifikationer presenteras i pappersform. Hur företaget har valt att presentera räkenskapsinformationen kan behöva anges i företagets samlingsplan, se kapitel 9.

Ett företag som både upprättar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i elektronisk form. Om företaget upprättar kundfakturorna elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring, ska fakturorna sparas i pappersform. Det är företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas och inte i vilken form kunden får den.

Till räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat räknas även sådan information som en uppdragstagare, t.ex. en redovisningskonsult eller ett företag som sköter faktureringsfunktionen, sammanställer åt företaget.

Räkenskapsinformationen ska sparas i sin ursprungliga form, dvs. i den form informationen fick när den sammanställdes. Enligt 7 kap. 6 § BFL får dock det ursprungliga materialet förstöras efter tre år (från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades) om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt har överförts till något annat material i vilket informationen sparas under den återstående arkiveringstiden, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8.

I en datorbaserad bokföring är presentationsformen per automatik elektronisk för räkenskapsinformation som kontinuerligt tillförs uppgifter, t.ex. presentationer i registreringsordning och systematisk ordning samt behandlingshistorik. Det innebär att om sådan räkenskapsinformation skrivs ut för att sparas i pappersform, är utskriften en överföring enligt 7 kap. 6 § BFL och det ursprungliga materialet i elektronisk form ska sparas i tre år.

Överföring av räkenskapsinformation

7 kap. 6 § BFL
    Ett företag får förstöra sådant material för bevarande av räkenskapsinformation som avses i 1 §, om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt överförs till något annat sådant material. Om materialet är sådant som avses i 1 § andra stycket, får det dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Lag (2010:1514)

7.6  Överförs räkenskapsinformation enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen (1999:1078), ska det säkerställas att sambandet mellan det ursprungliga materialet och bokföringsposten kan följas.

 

Överföring av räkenskapsinformation kan göras om företaget vill arbeta med eller spara informationen i en annan form än den i vilken informationen togs emot eller upprättades. Bestämmelsen i 7 kap. 6 § BFL innebär att räkenskapsinformation får föras över från ett dokument till ett maskinläsbart medium, t.ex. genom inskanning av en pappersfaktura, eller från ett maskinläsbart medium till ett dokument, t.ex. genom utskrift av en pdf-faktura. Överföring får också göras inom en lagringsform, t.ex. från ett dokument till ett annat eller från en dvd till en hårddisk. För räkenskapsinformation i elektronisk form är 7 kap. 6 § BFL bara tillämplig om informationen överlämnats till företaget på ett lagringsmedium, t.ex. om en elektronisk faktura överlämnas på en dvd. Elektronisk räkenskapsinformation som inte antagit någon fysisk form när den togs emot kan flyttas mellan olika elektroniska lagringsmedier utan att det är fråga om en överföring enligt 7 kap. 6 § BFL, se ovan under rubriken Räkenskapsinformation i elektronisk form.

Så länge överföringar görs på ett betryggande sätt, dvs. på sådant sätt att det inte finns någon risk för att informationen förvanskas eller förstörs, får ett obegränsat antal överföringar göras. Det är alltså tillåtet att t.ex. först föra över information från ett dokument till ett maskinläsbart medium och därefter föra över informationen från det maskinläsbara mediet till mikrofiche. Det ursprungliga materialet, i detta fall dokumentet, ska alltid sparas i tre år, dvs. det får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det slutliga materialet, mikrofichen, ska sparas under den återstående arkiveringstiden. Däremot finns det inget krav på att det material som används under mellantiden, det maskinläsbara mediet, ska sparas. Bestämmelser om arkivering finns i kapitel 8.

Har räkenskapsinformation överförts, ska det, så länge det ursprungliga materialet finns kvar, gå att hitta det ursprungliga materialet med ledning av det nya materialet och vice versa. Sambandet mellan det ursprungliga materialet, det nya materialet och bokföringsposten ska därför säkerställas. Det kan t.ex. göras genom att ett nummer, tecken eller annan uppgift finns både i det ursprungliga och i det nya materialet. Sambandet kan också säkerställas genom en beskrivning av hur det ursprungliga materialet kan hittas med ledning av det nya materialet och vice versa. En sådan beskrivning av verifieringskedjan ska ingå i företagets systemdokumentation, se punkt 9.7. Även om sambandet säkerställs genom att ett identifieringstecken eller annan uppgift anges både i det ursprungliga och i det nya materialet, kan verifieringskedjan behöva beskrivas i systemdokumentationen.

Väljer företaget att spara det ursprungliga materialet och inte det nya, förutsätter det att det nya materialet inte tillförts obligatoriska uppgifter som en verifikation ska innehålla som det ursprungliga materialet saknar. I annat fall ska även det nya materialet sparas arkiveringstiden ut.

Varaktighet

7 kap. 2 § första stycket första meningen BFL
    Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. —
— Lag (2010:1514)

Kravet att lagringsmediet, och därmed räkenskapsinformationen, ska vara varaktig gäller under hela arkiveringstiden. Eftersom mottagen räkenskapsinformation ska sparas i det skick materialet hade när det kom till företaget och egenupprättad räkenskapsinformation i det skick materialet fick när det sammanställdes, gäller varaktighetskravet från och med dessa respektive tidpunkter och fram till och med arkiveringstidens utgång.

För att säkerställa att räkenskapsinformationen uppfyller kravet på varaktighet under hela arkiveringstiden behöver en bedömning göras av lagringsmediets kvalitet och risken för att informationen försvinner eller inte går att läsa under hela arkiveringstiden. Bedömningen behöver göras oavsett om räkenskapsinformationen tas emot eller sammanställs och sparas i elektronisk form eller i pappersform. Är lagringsmediets kvalitet sådan att det finns risk att räkenskapsinformationen inte är varaktig under hela arkiveringstiden, måste företaget vidta åtgärder för att säkerställa att informationen är läsbar under hela tiden den ska sparas.

 

7.7  Tar ett företag emot räkenskapsinformation i form av ett dokument som inte uppfyller kravet på varaktighet i 7 kap. 2 § första stycket bokföringslagen (1999:1078), ska företaget överföra räkenskapsinformationen till ett annat dokument, till mikrofiche eller till ett maskinläsbart medium som uppfyller kravet på varaktighet.
Både det ursprungliga dokumentet och det nya materialet ska sparas under hela arkiveringstiden, om inte företaget valt att tillämpa 7 kap. 6 § bokföringslagen (1999:1078) om förstöring efter överföring.

 

För räkenskapsinformation som tas emot i pappersform innebär kravet på varaktighet att informationen ska vara skriven på sådant papper och med sådan skrift att uppgifterna kan läsas fram till och med arkiveringstidens utgång. Finns det risk för att det inte går, ska räkenskapsinformationen överföras till något annat material, t.ex. ett annat papper, så att uppgifterna blir varaktiga. Bestämmelsen kan t.ex. vara aktuell för kvitton där texten bleknar med tiden.

Enligt 7 kap. 6 § BFL får det ursprungliga materialet förstöras efter tre år (från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades) om räkenskapsinformationen på ett betryggande sätt har överförts till något annat material, se ovan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8.

Kryptering

7.8  Räkenskapsinformation får krypteras eller på annat liknande sätt göras oläsbar för den som saknar tillgång till särskild utrustning endast om

a)           det är motiverat av säkerhetsskäl, och

b)           informationen omedelbart kan presenteras i klartext.

        Är räkenskapsinformation sparad med teknik som företaget inte längre använder, accepteras en viss fördröjning för att få presentationen i klartext enligt b.

 

Enligt BFL ska räkenskapsinformation alltid vara läsbar. I princip är det därför inte förenligt med BFL:s syfte att göra räkenskapsinformation oläsbar för en behörig granskare som saknar särskild utrustning, t.ex. en krypteringsnyckel. Samtidigt kan det finnas skäl för ett företag att kryptera information. Räkenskapsinformation kan t.ex. innefatta information som är känslig ur konkurrenssynpunkt och som inte går att utläsa ur årsredovisningen.

Innan ett företag får kryptera sin räkenskapsinformation ska företaget ta ställning till om det är motiverat av säkerhetsskäl. Det finns ofta starkare skäl för att kryptera räkenskapsinformation som tillhör löpande räkenskapsår än sådan som avser avslutade år. Dekryptering ska göras så snart räkenskapsinformationen inte längre är att anse som känslig, dvs. om krypteringen inte längre är motiverad av säkerhetsskäl.

Det andra villkoret för att få kryptera räkenskapsinformation är att informationen omedelbart kan presenteras i klartext. Företaget behöver i detta sammanhang beakta att det i framtiden kan vara svårt att dekryptera räkenskapsinformationen, t.ex. på grund av teknikutveckling. Om företaget inte kan garantera en omedelbar presentation i klartext, får kryptering inte göras. Innebär t.ex. ett byte av system att äldre räkenskapsinformation inte kommer att kunna dekrypteras, ska dekryptering göras före systembytet. För räkenskapsinformation som är sparad med teknik som företaget inte längre använder men där möjlighet till dekryptering finns accepteras en viss fördröjning för att få presentationen i klartext.

Krypteringsnycklar utgör räkenskapsinformation enligt 1 kap. 2 § första stycket 9 c BFL. Av företagets systemdokumentation ska det framgå hur krypterad räkenskapsinformation kan omvandlas till vanlig läsbar form, se punkt 9.12. Företaget ska på begäran av en behörig granskare ge denne tillgång till den krypterade räkenskapsinformationen i läsbar form.

Punkt 7.8 behandlar kryptering av räkenskapsinformation, t.ex. att ett avtal är krypterat och det därför behövs en krypteringsnyckel för att kunna läsa avtalet. Kryptering som görs i programvara för att informationen inte ska kunna läsas på annat sätt än inifrån programmet omfattas inte av bestämmelsen.