Kapitel 6 – Gemensam verifikation

Inledning

Kapitlet behandlar gemensam verifikation, dvs. när flera affärshändelser sammanförs och dokumenteras i en verifikation. Gemensam verifikation får användas i två olika fall, dels för att dokumentera flera likartade affärshändelser, t.ex. affärshändelser som sammanförs i en samlingsfaktura, dels för att dokumentera kontantförsäljning under en dag. Bestämmelserna om gemensam verifikation vid kontantförsäljning får även användas vid försäljning mot kontokort eller andra elektroniska betalningsmedel och är avsedda för försäljning där säljaren får betalt direkt i samband med att varan levereras eller tjänsten utförs. Bestämmelserna om gemensam verifikation vid likartade affärshändelser omfattar inte sådan försäljning där säljaren får betalt direkt.

Den gemensamma verifikationen dokumenterar flera affärshändelser i en och samma verifikation. När flera verifikationer bokförs i en bokföringspost är det i stället bokföring i sammandrag, se punkterna 2.9 och 2.10.

En gemensam verifikation ska innehålla de i 5 kap. 7 § första stycket BFL angivna uppgifterna för var och en av de affärshändelser som verifikationen avser, se kapitel 5. Det ska också gå att fastställa sambandet mellan den gemensamma verifikationen och de olika bokförda affärshändelserna. I vilken utsträckning en uppgift får utelämnas i en gemensam verifikation bedöms på samma sätt som för andra verifikationer. Det allmänna rådet anger i vilka fall uppgifter får ersättas.

 

Gemensam verifikation vid likartade affärshändelser

5 kap. 6 § tredje stycket första meningen BFL

    Flera likartade affärshändelser får dokumenteras genom en gemensam verifikation. — Lag (2010:1514)

 

I vilka fall får gemensam verifikation användas vid likartade affärshändelser?

6.1  Likartade affärshändelser som får dokumenteras genom en gemensam verifikation enligt 5 kap. 6 § tredje stycket första meningen bokföringslagen (1999:1078) är

a)           återkommande affärshändelser som av praktiska skäl sammanförs i en samlingsfaktura som avser en period om högst en månad,

b)           affärshändelser som genereras automatiskt, eller

c)           andra likartade affärshändelser hänförliga till en och samma dag som av praktiska skäl är lämpliga att sammanföra.

        För att företaget ska få använda en gemensam verifikation vid likartade affärshändelser krävs det att företaget har ett system för intern kontroll av levererade varor och utförda tjänster.

 

Exempel på återkommande affärshändelser som av praktiska skäl sammanförs i en samlingsfaktura enligt 6.1 a är leveranser till dagligvaruhandeln samt tjänster, t.ex. städning, som utförs återkommande och faktureras för en viss period. I dessa fall får säljaren använda samlingsfakturan som gemensam verifikation.

Bestämmelsen i punkt 6.1 a får även tillämpas av köparen vilket innebär att en samlingsfaktura får användas som gemensam verifikation av köparen under förutsättning att det rör sig om likartade affärshändelser för denne. Om t.ex. ett bageri levererar bröd varje dag till ett företag och sammanför dessa leveranser i en samlingsfaktura, är affärshändelserna likartade för såväl säljaren som köparen och samlingsfakturan kan användas som gemensam verifikation av båda parter.

Om det däremot rör sig om en kontokortsfaktura är de affärshändelser som ligger till grund för kontokortsföretagets fordran på kontokortsinnehavaren att betrakta som likartade affärshändelser för kontokortsföretaget och fakturan kan användas som gemensam verifikation. För kontokortsinnehavaren är det dock ofta inte fråga om likartade affärshändelser eftersom inköpen kan avse helt skilda saker och fakturan kan då inte användas som gemensam verifikation. De enskilda affärshändelserna som kontokortsfakturan avser kan under vissa förutsättningar i stället bokföras i sammandrag enligt punkt 2.10.

Exempel på affärshändelser som genereras automatiskt enligt punkt 6.1 b är sådana affärshändelser som görs genom periodisk databearbetning (ofta masstransaktioner), t.ex. räntor, hyror och avgifter.

Andra likartade affärshändelser som av praktiska skäl kan vara lämpliga att sammanföra i en gemensam verifikation enligt punkt 6.1 c är t.ex. löner m.m. som sammanförs i en lönelista eller betalningar av leverantörsskulder som framgår av en betalningsavi eller motsvarande från banken.

Uppgifter i den gemensamma verifikationen vid likartade affärshändelser

Den gemensamma verifikationen ska innehålla eller hänvisa till de uppgifter som enligt 5 kap. 7 § första stycket BFL ska ingå i en verifikation, se kapitel 5. För samlingsfakturor (punkt 6.1 a) och automatiskt genererade affärshändelser (punkt 6.1 b) kan vissa uppgifter ersättas på sätt som framgår av punkterna 6.2 respektive 6.3. När det gäller gemensam verifikation för andra likartade affärshändelser (punkt 6.1 c) finns det inte någon motsvarande bestämmelse utan alla uppgifter som ska ingå i en verifikation ska finnas med.

Sambandet mellan den gemensamma verifikationen och de olika bokförda affärshändelserna ska gå att fastställa utan svårighet enligt 5 kap. 7 § andra stycket BFL.

 

Affärshändelser som sammanförs i en samlingsfaktura

6.2  I en gemensam verifikation för affärshändelser som sammanförs i en samlingsfaktura får uppgifterna om när de enskilda affärshändelserna inträffat och vad de avser enligt 5 kap. 7 § första stycket bokföringslagen (1999:1078) ersättas med uppgift om

a)           vilken period samlingsfakturan avser, och

b)           den kvantitet av varje vara eller omfattning av varje tjänst som totalt levererats respektive utförts under perioden.

 

Annan lagstiftning kan innehålla regler som ställer ytterligare krav på innehållet i en samlingsfaktura. Ett exempel är mervärdesskattelagen (1994:200).

I samband med leveransen upprättas ofta följesedlar som underlag för samlingsfakturan. Av punkt 5.3 framgår om följesedlarna utgör räkenskapsinformation och ska arkiveras.

 

Automatiskt genererade affärshändelser

6.3  I en gemensam verifikation för automatiskt genererade affärshändelser får uppgifterna enligt 5 kap. 7 § första stycket bokföringslagen (1999:1078) ersättas med uppgift om

a) datum när verifikationen sammanställts,

b) vilken period transaktionerna avser,

c) transaktionstyp,

d) beloppet per transaktionstyp, och

e) totalbelopp.

        Den gemensamma verifikationen ska hänvisa till andra av systemet producerade sammanställningar av affärshändelserna av vilka framgår delbelopp per transaktionstyp och motpart.

 

Exempel på transaktionstyper vid hyresdebitering är bostadshyra, lokalhyra och hyra för garageplats.

En förutsättning för att få använda en gemensam verifikation vid automatiskt genererade affärshändelser är att det i systemet är möjligt att få fram sammanställningar, t.ex. kontoutdrag och fakturor, av vilka det går att utläsa delbelopp per kund, konto eller liknande. Sambandet mellan bokföringsposten, den gemensamma verifikationen och sammanställningarna ska gå att följa utan svårighet.

 

Gemensam verifikation vid kontantförsäljning

5 kap. 6 § tredje stycket andra och tredje meningarna BFL

    — Vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning får även inbetalningarna under en dags försäljning dokumenteras genom en gemensam verifikation. Den gemensamma verifikationen får då utgöras av uppgifter från en kassaapparat, kassarapport eller annan uppgift som anger summan av mottagna betalningar. Lag (2010:1514)

 

6.4  Försäljning mot kontokort eller andra elektroniska betalningsmedel får antingen ingå i en gemensam verifikation som avser försäljning mot kontant betalning eller redovisas i separata gemensamma verifikationer för varje slag av betalningsmedel.
        Försäljning mot faktura som registreras i företagets kassaregister får ingå i en gemensam verifikation som avser försäljning mot kontant betalning.

6.5  Vid försäljning från myntautomat får den gemensamma verifikationen omfatta mer än en dags försäljning trots det som anges i 5 kap. 6 § tredje stycket andra meningen bokföringslagen (1999:1078).

Kontant betalning omfattar betalning med sedlar och mynt samt postväxlar, mottagna checkar och andra betalningsanvisningar som omedelbart kan omsättas i pengar, se punkt 1.9. I vissa fall jämställs t.ex. måltidskuponger, rabattkuponger och presentkort i pappersform med kontanta betalningar, se punkt 1.10.

Bestämmelsen i 5 kap. 6 § BFL om gemensam verifikation vid försäljning mot kontant betalning är avsedd för försäljning där säljaren får betalt direkt i samband med att varan levereras eller tjänsten utförs. Försäljning mot förskottsbetalning, t.ex. postorderförsäljning eller internetförsäljning, omfattas inte. Bokföring av de enskilda affärshändelserna vid sådan försäljning kan under vissa förutsättningar göras i sammandrag enligt punkt 2.9.

Exempel på andra elektroniska betalningsmedel är sms och elektroniska presentkort.

Normalt upprättar företaget en gemensam verifikation som innehåller både kontantförsäljning och försäljning mot t.ex. kontokort eftersom de rapporter som genereras i kassaregister i butiker anger den totala försäljningen. Om företaget använder ett kassaregister där olika sammanställningar tas fram för t.ex. kontantförsäljning, försäljning mot kontokort och försäljning mot sms, får flera gemensamma verifikationer upprättas. Motsvarande gäller också för företag som inte använder kassaregister.

Enligt punkt 6.4 andra stycket får även försäljning mot faktura som registreras i företagets kassaregister ingå i en gemensam verifikation som avser kontantförsäljning. Försäljning mot faktura får däremot inte redovisas i en separat gemensam verifikation.

Vid försäljning från myntautomat får den gemensamma verifikationen omfatta mer än en dags försäljning. Hur lång period verifikationen får omfatta styrs av bestämmelsen om tidpunkten för bokföringen. Enligt punkt 3.12 får ett företag vänta med att bokföra försäljning från myntautomat till dagen efter automaten tömts eller till dagen efter uppgift mottagits från företag som anlitats för att tömma automaten.

I vilka fall får gemensam verifikation användas vid kontantförsäljning?

6.6  Gemensam verifikation vid försäljning mot kontant betalning enligt 5 kap. 6 § tredje stycket andra meningen bokföringslagen (1999:1078) får användas om

a) försäljningen registreras i ett kassaregister, eller

b) försäljningen avser mindre belopp.

 

Företag som använder kassaregister får alltid använda gemensam verifikation, oavsett om kassaregistret är certifierat eller inte. Enligt punkt 1.11 avses med kassaregister kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor och tjänster.

I företag som inte använder kassaregister får gemensam verifikation användas om försäljningen avser mindre belopp.

Annan lagstiftning kan ha ytterligare krav när det gäller kontantförsäljning. Ett exempel är bestämmelserna om kassaregister i skatteförfarandelagen (2011:1244). Företag som utfärdar så kallade kontantfakturor i stället för att använda kassaregister kan inte använda gemensam verifikation. Kontantfakturorna från en dags försäljning kan under vissa förutsättningar i stället bokföras i sammandrag, se punkt 2.9.

I BFL anges att det är försäljningen som får dokumenteras genom gemensam verifikation. Görs kontanta inköp, ska det finnas en enskild verifikation för inköpet. Inköpet får inte ingå i den gemensamma verifikationen, oavsett om det registreras i kassaregistret eller inte.

Vad ska användas som gemensam verifikation vid kontantförsäljning?

6.7  I företag som använder kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av tömningskvitton samt antingen kontrollremsor eller journalminnen.
        Vid försäljning från myntautomat med kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av motsvarande uppgifter om den löpande registreringen och en sammanställning över de registrerade affärshändelserna.

6.8  I företag som inte använder kassaregister ska den gemensamma verifikatio­nen bestå av en kassarapport per kassa, om inte annat framgår av punkt 6.9.
        I kassarapporten ska anges

a)           vilken dag den avser,

b)           på vilken eller vilka orter försäljningen gjorts, och

c)           summan av dagens försäljning.

        Kassarapporten ska dateras och undertecknas av den som har upprättat den.

6.9  Vid försäljning från myntautomat som saknar kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av en kassarapport per automat.
        I kassarapporten ska anges

a)           vilken period den avser,

b)           vilken automat den avser, och

c)           summan som fanns i automaten vid tömning.

        Kassarapporten ska dateras och undertecknas av den som har upprättat den.

6.10   Dokumenteras försäljningen i en gemensam verifikation ska försäljningen delas upp på

a)           kontantförsäljning, och

b)           försäljning mot kontokort eller andra elektroniska betalningsmedel samt försäljning mot faktura.

 

6.11   Ingår försäljning mot kontokort, andra elektroniska betalningsmedel eller faktura i en gemensam verifikation, ska även en sammanställning över dessa försäljningar ingå i den gemensamma verifikationen. I förekommande fall ska även de enskilda köpnotorna ingå.

 

I punkt 6.7 anges vad en gemensam verifikation ska bestå av när kassaregister används. Kontrollremsor innehåller uppgifter om den löpande registreringen i kassaregistret. Motsvarande uppgifter i elektronisk form kallas journalminne. Ett tömningskvitto är en sammanställning över affärshändelser för en dag. Tömningskvittot benämns i många kassaregister Z-dagrapport.

I 5 kap. 7 § första stycket BFL anges vilka uppgifter som ska ingå i en verifikation. I 5 kap. 8 § BFL finns en undantagsbestämmelse som innebär att om det är förenat med svårighet att låta en uppgift ingå i verifikationen så får den utelämnas, se kapitel 5. Det är uppgiften om motpart som får utelämnas om kundkretsen i huvudsak är anonym eller om kundkretsen i huvudsak inte är anonym men uppgiften om motpart inte registreras i företagets kassaregister, se punkt 5.7.

Vid försäljning från myntautomat som har ett system som registrerar försäljningen av varorna (kassaregister) ska den gemensamma verifikationen bestå av de uppgifter som framgår av punkt 6.7 andra stycket. Om myntautomaten inte har ett sådant system ska det i stället upprättas en kassarapport enligt punkt 6.9. Ett mekaniskt räkneverk i en myntautomat anses inte vara ett kassaregister.

Enligt punkt 6.11 ska den gemensamma verifikationen även innehålla en sammanställning över försäljningen mot kontokort, andra elektroniska betalningsmedel eller faktura. Vid försäljning mot kontokort motsvaras sammanställningen av de uppgifter som företaget skickar till kontokortsföretaget. Sammanställningen visar säljföretagets fordran på kontokortsföretaget och används också för att kontrollera att företaget får betalt för fordran. Sammanställningen innehåller normalt inte alla relevanta uppgifter från de ingående köpnotorna varför köpnotorna, i pappersform eller i elektronisk form, också ska ingå i den gemensamma verifikationen. Vid försäljning mot andra elektroniska betalningsmedel, t.ex. sms eller elektroniska presentkort, kan sammanställningen behöva hämtas från operatörens respektive inlösenföretagets webbplats.

Exempel 2.1 och 2.2 behandlar bokföring av gemensam verifikation.