Kapitel 2 – Den löpande bokföringen och dess presentation

Avsnitt II – Att bokföra löpande

Inledning

Genom den löpande bokföringen insamlas och sammanställs löpande information om ett företags affärshändelser. Denna information ligger sedan till grund för årsbokslutet eller årsredovisningen.

Bestämmelserna om löpande bokföring har i första hand till syfte att tillförsäkra företagets intressenter, t.ex. borgenärer, ägare, anställda, medlemmar och Skatteverket, att den ekonomiska information som lämnas av företaget har en hög grad av tillförlitlighet. Den löpande bokföringen är även ett viktigt instrument för företaget självt. Den behövs för att företaget löpande ska kunna överblicka sina ekonomiska förhållanden, följa rörelsens gång och upptäcka eventuella avvikelser från gjorda planer i budget och förkalkyler.

Grundläggande bestämmelser

4 kap. 1 § 1 BFL
Ett företag skall

1. löpande bokföra alla affärshändelser enligt bestämmelserna i 5 kap. 1–5 §§,

    — (Lag 2006:874)

5 kap. 10 § BFL
Vad som föreskrivs i 1–9 §§ gäller även andra bokföringsposter än sådana som avser affärshändelser.

Affärshändelser är alla förändringar i storleken och sammansättningen av ett företags förmögenhet som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden, såsom in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna tillskott till och uttag ur verksamheten av pengar, varor eller annat, se kapitel 1. Andra bokföringsposter än sådana som avser affärshändelser är t.ex. bokföringsposter som avser rättelser och bokslutstransaktioner. Även sådana bokföringsposter omfattas av bestämmelserna i 5 kap. BFL och detta kapitel.

Varaktighet

2.1  Bokföringen ska göras på ett varaktigt sätt. Det innebär att det som har bokförts inte ska kunna raderas eller på annat sätt göras oläsligt.

 

Enligt 7 kap. 2 § BFL ska dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation vara varaktiga. Räkenskapsinformation omfattar bl.a. grundbokföring, huvudbokföring och sidoordnad bokföring, se kapitel 1. För att uppfylla varaktighetskravet i 7 kap. 2 § BFL måste den löpande bokföringen göras på ett varaktigt sätt. Det innebär att det som noteras, registreras eller på annat sätt förs in i den löpande bokföringen inte ska kunna raderas eller på något annat sätt göras oläsligt.

För att affärshändelser, rättelser och bokslutstransaktioner m.m. ska anses bokförda måste bokföringsposten, dvs. noteringen i grundbokföringen eller huvudbokföringen, vara gjord på ett varaktigt sätt. Det är först när noteringen är gjord på ett varaktigt sätt som affärshändelser m.m. är bokförda. I en manuell bokföring görs noteringen på ett varaktigt sätt t.ex. genom att affärshändelsen noteras med bläck och i ett bokföringsprogram genom att registreringen inte kan tas bort eller ändras. En affärshändelse som noteras med blyerts i den manuella bokföringen eller registreras i ett kalkylprogram är inte bokförd eftersom bokföringsposten inte är varaktig. Detsamma gäller så kallad preliminär bokföring, dvs. registrering av en affärshändelse i ett bokföringsprogram i vilket bokföringsposterna kan raderas eller ändras fram till dess att en aktiv åtgärd vidtas för att låsa bokföringen. Så länge bokföringen inte är låst, kan affärshändelserna inte anses bokförda. Bokföringen måste låsas så att den blir varaktig senast vid den tidpunkt då affärshändelserna ska vara bokförda enligt bestämmelserna i kapitel 3. Inom vilken tid affärshändelser ska vara bokförda varierar och beror på vilka bestämmelser i kapitel 3 som företaget tillämpar.

Enligt 5 kap. 1 § BFL ska affärshändelserna bokföras så att de kan presenteras i såväl registreringsordning som i systematisk ordning. Det är först när noteringen i både grundbokföringen och huvudbokföringen är gjord på ett varaktigt sätt som bokföringen av affärshändelsen är fullgjord.

Varje ändring av en bokföringspost ska framgå av bokföringen och följa bestämmelserna om rättelser, se 5 kap. 5 § BFL och punkt 2.17. Det är först när en affärshändelse är bokförd som bestämmelserna om rättelser blir aktuella.

Kravet på varaktighet gäller inte endast bokföringen i registreringsordning och systematisk ordning utan även t.ex. sidoordnad bokföring. Det innebär att även noteringar och registreringar i ett anläggningsregister ska göras på ett varaktigt sätt. Enligt punkt 4.4 ska ett anläggningsregister uppdateras senast i samband med det bokslut som upprättas per räkenskapsårets utgång och det är då som kravet på varaktighet senast ska vara uppfyllt.

 

Löpande bokföring

Presentation i registreringsordning och systematisk ordning

5 kap. 1 § första stycket BFL
    Affärshändelserna skall bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat.
— (Lag 2006:874)

2.2  Inom den systematiska ordningen ska registreringsordningen framgå för varje sorteringsbegrepp, t.ex. varje enskilt konto. Använder företaget flera verifikationsnummerserier, ska registreringsordningen framgå inom varje enskild serie.

 

Den grundläggande innebörden av begreppet löpande bokföra är att bokföringen ska göras på sådant sätt att affärshändelserna kan presenteras i såväl den ordning posterna har registrerats som i systematisk ordning. Att enbart samla verifikationer, numrera och kontera på verifikationerna uppfyller inte BFL:s krav på bokföring. Den löpande bokföringen ska göras på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat.

Det är presentationen i registreringsordning och i systematisk ordning som tillsammans ska göra det möjligt att överblicka verksamhetens förlopp. Med verksamhetens förlopp avses hur ställning och resultat vid ett visst tillfälle har framkommit, dvs. när de olika affärshändelserna har inträffat och hur de har påverkat verksamhetens ställning och resultat under räkenskapsåret. Om affärshändelserna bokförs inom rätt tid och hänförs till rätt redovisningsperiod samt om övriga bestämmelser i kapitel 2 och 3 följs, kan förloppet överblickas.

Ett bokföringssystem kan vara helt datorbaserat, helt manuellt eller en kombination av dessa. I framför allt datorbaserad bokföring är presentationen ofta bara en fråga om på vilket sätt systemet sammanställer de bokförda uppgifterna. För att kunna presentera affärshändelsen i både registreringsordning och systematisk ordning krävs vanligtvis bara en bokföringsåtgärd. Bokföringen kan också delas upp i två steg, varav det ena möjliggör presentation i registreringsordning och det andra presentation i systematisk ordning. I båda fallen ska systemet kunna ta fram presentationer som var och en omfattar företagets samtliga bokföringsposter

Bestämmelsen i 5 kap. 1 § första stycket BFL utesluter inte att företaget använder sig av delsystem där affärshändelserna bokförs i registreringsordning, så länge delsystemen ingår i en samlad systematisk presentation. Delsystemen kan ha olika funktioner som t.ex. kassajournal eller fakturajournal och vara både manuella och datorbaserade. På så sätt kan bokföringen omfatta flera journaler eller listor som var och en presenterar affärshändelserna i registreringsordning för t.ex. en redovisningsperiod. Kännetecknande är att varje separat delsystem omfattar liknande transaktionstyper. Är bokföringen organiserad kring flera delsystem, ska detta framgå av företagets systemdokumentation som också ska innehålla en beskrivning av sambanden mellan delsystemen, se punkterna 9.2 c och 9.4.

Presentation i registreringsordning

Presentationen i registreringsordning visar i vilken ordning bokföringsposterna har tillförts bokföringssystemet. Presentationen möjliggör dels kontroll av fullständigheten i den upprättade bokföringen, dels kontroll i efterhand av bokförda poster mot verifikationerna.

En kontroll av fullständigheten underlättas av att affärshändelserna i möjligaste mån presenteras i kronologisk ordning, dvs. i den tidsföljd i vilken affärshändelserna har inträffat. Genom att affärshändelser som huvudregel ska bokföras så snart det kan ske, se kapitel 3, kommer registreringsordningen ganska väl att återspegla den ordningsföljd i vilken affärshändelserna har inträffat.

Även i de fall kontantmetoden tillämpas eller bokföringen senareläggs i enlighet med bestämmelserna i kapitel 3 kommer den kronologiska ordningsföljden huvudsakligen att upprätthållas genom att verifikationerna ska ordnas i takt med att de mottas eller sammanställs, se punkterna 3.5 och 3.14.

Presentationens utformning är beroende av bokföringssystemets uppbyggnad. I ett bokföringssystem utan delsystem ska företagets samtliga bokförda affärshändelser kunna presenteras post för post i ordningsföljd. I ett bokföringssystem med delsystem framgår registreringsordningen i stället av varje enskilt delsystem. Använder sig företaget av flera verifikationsnummerserier, se punkt 5.10, framgår registreringsordningen inom varje enskild verifikationsnummerserie.

Oavsett hur företagets bokföringssystem är organiserat ska de obligatoriska uppgifterna enligt punkt 2.3 alltid kunna utläsas av presentationen i registreringsordning. Eftersom presentationen ska visa ordningsföljden ger den ingen information om saldot på enskilda konton. Det gäller både presentationer i delsystem, t.ex. en fakturajournal eller kassajournal, och övriga presentationer i registreringsordning. Saldot framgår i stället av presentationen i systematisk ordning.

Exemplen 2.1 och 2.2 visar hur presentationen i registreringsordning i en kassajournal kan utformas.

 

Presentation i systematisk ordning

Presentationen i systematisk ordning visar affärshändelserna sorterade utifrån deras art och utgör därigenom en länk till årsbokslutet eller årsredovisningen. Presentationen möjliggör också en överblick av verksamhetens ställning och resultat löpande under räkenskapsåret. Vilken grad av precision som kan krävas för att den systematiska sammanställningen ska möjliggöra en överblick av verksamhetens ställning och resultat löpande under räkenskapsåret får bedömas för varje enskilt företag.

Det ställs inga krav på att den systematiska sammanställningen ska ge en exakt avspegling av verksamhetens resultat och ställning löpande under året. Det finns t.ex. inte något krav i BFL på att periodiseringar ska göras löpande. Enligt 5 kap. 3 § BFL ska de poster som är nödvändiga för att bestämma räkenskapsårets intäkter och kostnader och den finansiella ställningen på balansdagen (bokslutstransaktioner) bokföras senast i samband med att den löpande bokföringen avslutas. Genom bokslutstransaktionerna periodiseras inkomster och utgifter samt görs avskrivningar på anläggningstillgångar. Det är först i samband med att bokslutstransaktionerna bokförs som ställning och resultat mer exakt kan läsas ut.

I företag som bedriver verksamhet i mindre omfattning kan en tillfredsställande överblick ofta uppnås utan någon alltför långtgående systematisk uppdelning. För dessa företag kan de poster som ingår i företagets årsbokslut eller årsredovisning användas som utgångspunkt vid bedömningen av vilka och hur många konton som behövs. I andra företag är det i allmänhet inte möjligt att få en sådan överblick över företagets ekonomiska förhållanden utan en omfattande systematisk uppdelning.

För att bokföringen ska ge en samlad överblick över verksamhetens förlopp, ställning och resultat krävs att företaget har en samlad presentation i systematisk ordning. I bokföringssystem med delsystem ska uppgifterna från delsystemen därför bokföras och presenteras i en systematisk sammanställning gemensam för alla affärshändelser. Bokföringsposterna får presenteras i systematisk ordning antingen post för post eller i sammandrag, se punkt 2.11. Även om delsystemen kan presentera affärshändelserna i systematisk ordning är det inte tillåtet att ha flera isolerade systematiska delsystem.

Inom den systematiska ordningen ska registreringsordningen framgå för varje sorteringsbegrepp, t.ex. för varje enskilt konto. Utnyttjar företaget möjligheten att använda flera verifikationsnummerserier, ska det finnas en intern sammanhållning inom varje serie, se punkt 2.2.

Oavsett hur företagets bokföringssystem är organiserat ska de obligatoriska uppgifterna enligt punkt 2.3 alltid kunna utläsas av presentationen i systematisk ordning. Uppgifterna ska framgå av den systematiska sammanställningen som helhet.

Uppgifter ur den systematiska sammanställningen kan också behövas när ställning och resultat ska bedömas enligt bestämmelser i andra lagar, t.ex. ABL:s bestämmelser om kontrollbalansräkning.

Uppgifter i den löpande bokföringen

2.3  Följande uppgifter ska kunna utläsas ur den löpande bokföringen för varje bokföringspost:

a) registreringsordning,

b) redovisningsperiod,

c) verifikationsnummer eller motsvarande identifieringstecken,

d) kontering, och

e) bokfört belopp.

 

BFL och det allmänna rådet anger inte i detalj hur den löpande bokföringen ska utformas utan ger utrymme för individuella anpassningar. Uppgifterna enligt punkt 2.3 måste dock alltid kunna utläsas.

Exempel 2.1 och 2.2 visar hur uppgifterna kan anges i en kassajournal.

 

Registreringsordning (punkt 2.3 a)

Registreringsordningen visar i vilken ordning bokföringsposterna tillförts bokföringssystemet och framgår i de flesta fall av verifikations­num­mer­ord­ningen. Använder företaget flera verifikationsnummerserier, se punkt 5.10, kommer registreringsordningen att framgå av varje enskild serie för sig.

Det finns inte något krav på att registreringsdagen direkt ska framgå av den löpande bokföringen. I datorbaserad bokföring ska däremot registreringsdagen alltid framgå av behandlingshistoriken, se punkt 9.16.

 

Redovisningsperiod (punkt 2.3 b)

Enligt punkt 1.8 omfattar en redovisningsperiod en kalendermånad eller en liknande tidsperiod.

För att det ska vara möjligt att överblicka verksamhetens förlopp är det av stor vikt att affärshändelserna så långt som möjligt hänförs till rätt redo­vis­nings­period. Är redo­vis­nings­perioden en kalendermånad innebär det att affärs­händelser som inträffat under t.ex. februari månad ska ingå i pre­senta­tionen av februari månads löpande bokföring, även om registreringen av bokförings­posterna görs i mars. Om arbetet med redovisningsperioden däremot är avslutat, får senare bokförda affärshändelser och rättelser inte ingå i periodens presentation.

Arbetet med en redovisningsperiod är avslutat när periodens affärshändelser är bokförda samt eventuella avstämningar och rättelser med anledning av avstäm­ningarna är gjorda. När arbetet med en redovisningsperiod av­slutas beror på vilken bestämmelse om tidpunkten för bokföring i kapitel 3 som företaget tillämpar. Tillämpar företaget 5 kap. 2 § första stycket BFL, dvs. bokföringen görs så snart det kan ske, avslutas arbetet med redo­vis­nings­perioden normalt några dagar in i efterföljande redovisnings­period. Senare­läggs bokföringen med stöd av punkt 3.7, 3.8 eller 3.9 är arbetet med de redo­visnings­perioder som ingår i kvartalet respektive räkenskapsåret avslutat när kvartalets respektive räkenskapsårets affärshändelser och rättelser är bokförda.

Affärshändelserna bör i möjligaste mån hänföras till det datum de inträffat. Det ger den bästa överblicken och underlättar också kontrollen av fullstän­digheten i bokförings­posterna. I företag som bedriver verksamhet i mindre omfattning kan dock tillräcklig information ofta erhållas även om alla affärshändelser hänförs till en och samma dag i den aktuella redovis­nings­perioden.

Eftersom en redovisningsperiod omfattar en kalendermånad eller en liknande tidsperiod, kan företag som senarelägger bokföringen med stöd av punkt 3.7, 3.8 eller 3.9 inte hänföra alla affärshändelser till en och samma dag i kvartalet respektive under räkenskapsåret. Även om bokföringen senareläggs ska det ur den löpande bokföringen gå att utläsa till vilken redovisningsperiod affärshändelserna är hänförliga.

Verifikationsnummer eller motsvarande identifieringstecken (punkt 2.3 c)

Varje verifikation ska innehålla ett verifikationsnummer eller motsvarande identifieringstecken, se kapitel 5. För att kunna fastställa sambandet mellan bokföringsposten och verifikationen ska verifikationsnumret eller identifieringstecknet även framgå av den löpande bokföringen.

Kontering (punkt 2.3 d)

Kontering innebär en klassificering av affärshändelsen. Genom konteringen anges i vilken utsträckning affärshändelsen ger upphov till en tillgång eller skuld respektive eget kapital, eller är resultatpåverkande. Konteringen gör det möjligt att presentera affärshändelserna i systematiskt ordning. Hur detaljerad klassificeringen av affärshändelserna behöver vara styrs i hög grad av kraven på precision i den systematiska sammanställningen och skiljer sig därför åt mellan olika företag beroende på bl.a. bokföringens organisation och verksamhetens omfattning.

Normalt klassificeras affärshändelsen slutgiltigt redan när den bokförs. Vid mervärdesskattepliktig försäljning delas försäljningsbeloppet upp mellan inkomst och utgående mervärdesskatt när försäljningen bokförs. Vid t.ex. varuinköp, accepteras att klassificeringen vid konteringstillfället inte är den slutgiltiga. Vid varuinköp beror klassificeringen på hur företaget bokför inköp; om varuinköp bokförs som utgift eller som varulager.

Konteringen kan göras genom att ange t.ex. kontots namn eller en sifferkombination, vars betydelse förklaras i företagets kontoplan eller dess anvisningar. Exempelvis utgör sifferkombinationen 1910 enligt BAS-kontoplanen ett konto för kontanttransaktioner med kontonamnet Kassa.

I vilka fall konteringen behöver göras på själva verifikationen framgår av kapitel 5.

Redovisningsvaluta

Presentation i redovisningsvaluta

4 kap. 6 § första stycket BFL
    Affärshändelserna ska kunna presenteras i en och samma redovisningsvaluta. Redovisningsvalutan ska vara svenska kronor. I aktiebolag, ekonomiska föreningar, sparbanker, medlemsbanker och försäkringsföretag får dock redovisningsvalutan i stället vara euro.
— Lag (2017:437)

2.4  En affärshändelse i en annan valuta än redovisningsvalutan ska räknas om till redovisningsvalutan enligt avistakursen per dagen för affärshändelsen.

 

2.5  Vid omräkning till redovisningsvalutan får ett företag, i stället för avistakurs enligt punkt 2.4, använda

a) en valutakurs som är en approximation av faktiska kurser, om den inte ger en för stor avvikelse från en omräkning till avistakurs, eller

b) den valutakurs som ska tillämpas för affärshändelsen enligt mervärdesskattelagen (1994:200).

2.6  Ett företag som med stöd av 5 kap. 2 § tredje stycket bokföringslagen (1999:1078) tillämpar kontantmetoden får vid omräkning till redovisningsvalutan använda kursen till vilken betalning sker.

 

Bestämmelsen i 4 kap. 6 § BFL innebär att företagets samtliga affärshändelser ska kunna presenteras i företagets redovisningsvaluta i samtliga led i redovisningen, dvs. såväl i registreringsordning som i systematisk ordning. Begreppet presenteras innebär inte att den enskilda affärshändelsen ska bokföras i redovisningsvalutan. Det räcker att bokföringssystemet, utifrån den bokförda affärshändelsen, kan ta fram och presentera affärshändelsens belopp, omräknat till redovisningsvalutan per dagen för affärshändelsen. Bestämmelserna om redovisningsvaluta förhindrar därmed inte användning av så kallade flervalutasystem.

Avistakurs är den kurs som används vid köp eller försäljning av utländsk valuta för omedelbar leverans. Som avistakurs kan företaget t.ex. använda den mittkurs som dagligen publiceras av Riksbanken eller den växelkurs som dagligen offentliggörs av Europiska centralbanken.

Som approximation av faktiska kurser kan företaget t.ex. använda en genomsnittskurs eller en standardkurs för en viss period. Görs ett kontantinköp i utländsk valuta i nära anslutning till uttaget av valutan, kan den kurs som kontanterna tagits ut till användas som approximation.

En approximation kan användas om den ger ett tillfredsställande värde jämfört med en omräkning enligt avistakurs. Det innebär att en omräkning enligt en genomsnittskurs inte kan användas vid kraftiga valutakursfluktuationer eftersom en sådan kurs ger för stora avvikelser i jämförelse med en omräkning enligt avistakurs.

 

2.7  En affärshändelse som omfattas av en valutasäkring får räknas om till redovisningsvalutan enligt den kurs som följer av de värderingsregler för säkrade poster som företaget tillämpar.

 

Fordringar och skulder som säkringsredovisas får räknas om enligt den kurs som de värderas till enligt den normgivning företaget tillämpar vid upprättande av sitt årsbokslut eller sin årsredovisning.

 

Byte av redovisningsvaluta

4 kap. 6 § andra och tredje styckena BFL

Byte av redovisningsvaluta får ske endast vid ingången av ett nytt räkenskapsår. Bestämmelser om omräkning i samband med byte av redovisningsvaluta finns i årsredovisningslagen (1995:1554).

    Om företaget har bytt redovisningsvaluta, får ett nytt byte göras endast om Skatteverket tillåter det. Tillstånd får vägras endast om det finns anledning att  anta att bytet har ett otillbörligt syfte.
— Lag (2017:437)

2 kap. 6 § andra stycket första meningen ÅRL

Vid byte av redovisningsvaluta ska balansräkningen för det gamla räkenskapsåret räknas om till den nya redovisningsvalutan enligt den växelkurs som har fastställts av Europeiska centralbanken den sista svenska bankdagen under räkenskapsåret. — Lag (2015:813)

Bestämmelsen om byte av redovisningsvaluta i 4 kap. 6 § andra stycket BFL gäller såväl vid byte från svenska kronor till euro som vid byte från euro till svenska kronor.

 

Redovisningsvaluta i utomlands bedriven verksamhet

4 kap. 6 § fjärde stycket BFL

Trots första–tredje styckena får ett avdelningskontor som är beläget utomlands och som har självständig förvaltning ha sin redovisning i en valuta som i det andra landet godtas som redovisningsvaluta. Lag (2017:437)

Bestämmelsen i 4 kap. 6 § fjärde stycket BFL om redovisningsvaluta gäller svenska företag som har verksamhet i utlandet.

När får flera affärshändelser bokföras och presenteras i en bokföringpost?

Kravet på presentation i registreringsordning och i systematisk ordning i 5 kap. 1 § BFL omfattar samtliga affärshändelser. Det innebär inte att varje affärshändelse alltid ska kunna presenteras separat. I vissa fall får flera affärshändelser bokföras och presenteras i en bokföringspost.

 

2.8  Affärshändelser som dokumenteras genom en gemensam verifikation får bokföras och presenteras i en bokföringspost.

 

Förutsättningarna för att flera affärshändelser ska få dokumenteras genom en gemensam verifikation framgår av kapitel 6.

 

2.9  Likartade affärshändelser hänförliga till en och samma dag som dokumenteras genom flera verifikationer får bokföras och presenteras i sammandrag i en bokföringspost, om det utan svårighet kan klarläggas vilka affärshändelser som ingår i bokföringsposten.

 

Punkt 2.9 kan t.ex. tillämpas vid försäljning mot så kallad kontantfaktura eller vid försäljning i en internetbutik. Varje försäljning dokumenteras med en enskild verifikation, varefter dagens försäljningar bokförs och presenteras i sammandrag i en bokföringspost.

Exempel 2.3 behandlar bokföring i sammandrag i internetbutik.

 

2.10   Affärshändelser som ingår i en mottagen faktura eller motsvarande handling och som dokumenteras genom flera verifikationer får bokföras och presenteras i sammandrag i en bokföringspost, om det utan svårighet kan klarläggas vilka affärshändelser som ingår i bokföringsposten.

 

Punkt 2.10 kan t.ex. tillämpas för affärshändelser som ingår i en kontokortsfaktura eller en samlingsfaktura när fakturan inte kan användas som gemensam verifikation enligt punkt 6.1.

 

2.11   Affärshändelser som bokförts och presenterats i registreringsordning i ett delsystem får i den systematiska sammanställningen bokföras och presenteras i sammandrag i en bokföringspost.

 

Punkt 2.11 kan tillämpas vid bokföring i systematisk ordning om affärshändelserna tidigare bokförts i registreringsordning i t.ex. en kassajournal eller en fakturajournal.

Enligt punkt 2.3 b ska redovisningsperioden, dvs. en kalendermånad eller en liknande tidsperiod, kunna utläsas ur den löpande bokföringen. För företag som valt att senarelägga bokföringen enligt punkterna 3.7, 3.8 eller 3.9, medför det att bokföring och presentation enligt punkt 2.11 får omfatta högst en redovisningsperiod. Det innebär att ett företag som senarelagt bokföringen till 50 dagar efter kvartalets utgång bokför sin kassajournal i tre bokföringsposter, en för respektive kalendermånad. Ett företag som senarelagt bokföringen till 60 dagar efter räkenskapsårets utgång bokför kassajournalen i tolv bokföringsposter.

När får flera affärshändelser bokföras och presenteras som en affärshändelse?

I punkterna 2.12 och 2.13 finns bestämmelser om när flera affärshändelser får bokföras och presenteras som en affärshändelse. Gemensamt för bestäm­melserna är att affärshändelserna avser andra transaktioner än kontanta in- och utbetalningar. Eftersom möjligheten att i efterhand kontrollera kontanta transaktioner är mycket begränsad ska kontanta in- och utbetalningar med efterföljande insättning till respektive föregående uttag från bankkonto alltid bokföras som två separata affärshändelser.

 

2.12   En försäljning mot kontokort med efterföljande betalning från kontokortsföretaget får bokföras och presenteras som en enda affärshändelse under förutsättning att säljföretaget dagligen redovisar kontokortsförsäljningen till kontokortsföretaget och betalning enligt avtal ska vara säljföretaget tillhanda inom tre bankdagar.

 

Vid försäljning mot kontokort får säljföretaget en fordran på konto­korts­företaget. Den efterföljande betalningen från kontokortsföretaget utgör en annan affärshändelse. Av praktiska skäl får dessa två affärshändelser, fordringens uppkomst respektive betalningen, bokföras och presenteras som en enda affärshändelse. Det innebär att säljföretaget på försäljnings­dagen bokför försäljningen direkt mot bankkontot. För att underlätta avstämning bör kontokortsförsäljningen bokföras i en särskild post på bankkontot.

 

2.13   En in- eller utbetalning via ett bankkonto med efterföljande automatisk överföring till eller från ett annat bankkonto får bokföras och presenteras som en enda affärshändelse om

a) in- eller utbetalningen sker samma dag som den automatiska överföringen, och

b) saldot på kontot med den automatiska överföringen vid dagens slut är noll.

 

Vissa banker erbjuder en tjänst med automatiska överföringar mellan olika bankkonton, t.ex. ett plusgirokonto och ett bankkonto. Tjänsten innebär att inbetalningar till plusgirokontot automatiskt överförs till bankkontot. På motsvarande sätt föregås utbetalningar från ett plusgirokonto av en automatisk överföring från bankkontot. In- och utbetalningen via plusgirokontot samt överföringen mellan plusgiro- och bankkontot är två separata affärshändelser. Av praktiska skäl får dessa betalningar bokföras och presenteras som en enda affärshändelse direkt mot bankkontot.

 

Gåvor som inte behöver bokföras vid mottagandet

5 kap. 1 § andra stycket BFL

En affärshändelse som avser mottagandet av en gåva behöver inte bokföras, under förutsättning att

1. gåvans marknadsvärde är svårbestämbart men kan antas vara lågt, och

2. det är förenligt med god redovisningssed. Lag (2006:874)

2.14   Gåvor som avses i 5 kap. 1 § andra stycket bokföringslagen (1999:1078) är begagnade kläder, möbler och liknande som mottagaren avser att sälja vidare, skänka bort eller utrangera.

 

Undantaget från bokföring i 5 kap. 1 § andra stycket BFL gäller endast i samband med att gåvorna tas emot. Finns tillgångarna kvar i företaget på balansdagen, redovisas de i enlighet med den normgivning företaget tillämpar vid upprättande av sitt årsbokslut eller sin årsredovisning.

 

Sidoordnad bokföring

5 kap. 4 § BFL
    Vid bokföringen skall konton över tillgångar, avsättningar, skulder och eget kapital specificeras i en sidoordnad bokföring i den utsträckning det behövs för att ge en tillfredsställande kontroll och överblick. Lag (2006:874)

Sidoordnad bokföring kan t.ex. behövas för att få en överblick över förhållandet till enskilda leverantörer och kunder, löner, lagertillgångar eller anläggningstillgångar. Kundfordringar och leverantörsskulder kan specificeras i reskontror och materiella och immateriella anläggningstillgångar i ett anläggningsregister. Bestämmelser om anläggningsregister finns i kapitel 4.

5 kap. 4 § BFL innebär att sidoordnad bokföring inte är obligatorisk för alla företag utan behovet får bedömas utifrån bl.a. företagets storlek, verksamhetens omfattning och bokföringssystemets uppbyggnad. Om företaget t.ex. använder ett bokföringssystem med delsystem och affärshändelserna bokförs och presenteras i sammandrag i systematisk ordning enligt punkt 2.11, kan en specifikation vara nödvändig för att uppfylla lagens krav på kontroll och överblick. Har ett företag ett större antal kundfordringar eller leverantörsskulder behöver dessa specificeras för att lagens krav på kontroll och överblick ska vara uppfyllt.

Den sidoordnade bokföringen kan antingen vara integrerad med den övriga bokföringen eller vara helt fristående. Integrerad bokföring innebär att bokföringssystemet automatiskt för över uppgifter mellan den sidoordnade bokföringen och den övriga bokföringen.

Den sidoordnade bokföringen utgör en del av den löpande bokföringen och ska därför följas upp och stämmas av enligt bestämmelserna om avstämning i punkt 2.15.

Exempel 2.4 behandlar sidoordnad bokföring.

 

Avstämning

2.15   Bokföringen ska stämmas av löpande enligt fasta rutiner. Hur ofta avstämning ska göras får bedömas med hänsyn till förhållandena i det enskilda företaget.

 

Med förhållandena i det enskilda företaget avses bl.a. verksamhetens omfattning och bokföringssystemets komplexitet. I en omfattande verksamhet behöver avstämningar som regel göras med tätare intervall än i en verksamhet av mindre omfattning.

 

2.16   Vid avstämningen identifierade avvikelser och hur dessa har hanterats ska dokumenteras.

 

En avvikelse som identifieras vid avstämning av ett bankkonto och som beror på att leverantörsbetalningar är bokförda men ännu inte har belastat bankkontot kan t.ex. dokumenteras genom anteckningar på kontoutdrag eller i annat avstämningsdokument.

En avvikelse som genererar en rättelse kan dokumenteras genom den gjorda rättelsen.

 

Rättelse av bokföringspost

5 kap. 5 § BFL
    Om en bokföringspost rättas, skall det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den. Sker rättelsen genom en särskild rättelsepost, skall det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen.

2.17   I en datorbaserad bokföring ska en bokföringspost rättas genom en särskild rättelsepost.
I en manuell bokföring får en bokföringspost som inte påverkat summeringar rättas genom att den felaktiga posten stryks över och det rätta skrivs intill.

2.18   En rättelsepost enligt 5 kap. 5 § bokföringslagen (1999:1078) utgör en ny bokföringspost och ska dokumenteras genom en verifikation.

 

Enligt punkt 2.1 ska det som är bokfört inte kunna raderas eller på annat sätt göras oläslig. Det innebär att en rättelse ska göras på sådant sätt att den rättade bokföringsposten är läsbar även efter rättelsen.

I manuell bokföring kan en bokföringspost rättas antingen genom en rättelsepost eller genom strykning. För att få rätta genom strykning får den felaktiga bokföringsposten inte ha påverkat summeringar. Det innebär att en rättelse ska göras genom en rättelsepost om felet upptäcks efter att ett dagboksblad har summerats.

För att uppfylla BFL:s krav på presentation i registreringsordning krävs att rättelseposten bokförs i den redovisningsperiod i vilken felet upptäcktes. Det innebär att rättelse av en felaktig bokföringspost inte får göras i en redovisningsperiod om arbetet med perioden är avslutat. Upptäcks däremot felet innan arbetet med redovisningsperioden är avslutat, hänförs rättelsen till den perioden. Upptäcks t.ex. ett fel som uppstått i februari i samband med att februari månad stäms av i mars, hänförs rättelsen av felet till februari.

Arbetet med en redovisningsperiod är avslutat när periodens affärshändelser är bokförda samt eventuella avstämningar och rättelser med anledning av avstäm­ningarna är gjorda. När arbetet med en redo­vis­nings­period avslutas beror på vilken bestämmelse om tidpunkten för bokföring i kapitel 3 som företaget tillämpar. Tillämpar företaget 5 kap. 2 § första stycket BFL, dvs. bokföringen görs så snart det kan ske, avslutas arbetet med redovisnings­perio­den normalt några dagar in i efterföljande redovisnings­period. Senareläggs bokföringen med stöd av punkt 3.7, 3.8 eller 3.9 är arbetet med de redo­vis­nings­perioder som ingår i kvartalet respektive räkenskapsåret avslutat när kvartalets respektive räken­skaps­årets affärs­händelser och rättelser är bokförda.

Den upplysning om rättelsen som ska lämnas kan göras t.ex. genom att ange rättelsepostens verifikationsnummer på verifikationen till den rättade bok­för­ings­posten.

Bestämmelser om rättelse av verifikation finns i kapitel 5.

Exempel 2.5 behandlar rättelse av bokföringspost.

Bokslutstransaktioner

5 kap. 3 § BFL
    I samband med att den löpande bokföringen avslutas skall sådana poster som är nödvändiga för att bestämma räkenskapsårets intäkter och kostnader och den finansiella ställningen på balansdagen bokföras.

2.19   Med bokslutstransaktioner avses

a) fördelning av inkomster och utgifter som helt eller delvis hänför sig till ett annat räkenskapsår än det räkenskapsår då de uppstår, och

b) andra typer av transaktioner som ska bokföras när den löpande bokföringen avslutas.

 

5 kap. 3 § BFL reglerar både bokföringsskyldigheten och tidpunkten för bokföring av bokslutstransaktioner. Genom bokslutstransaktioner period­iseras inkomster och utgifter över räkenskapsåren så att presentationen i syste­matisk ordning och därmed årsbokslutet eller årsredovisningen åter­ger företagets resultat och ställning på ett rättvisande sätt. Exempel på bok­sluts­transaktioner är avskrivningar och andra periodiseringar av t.ex. för­säk­rings­premier, leasingavgifter eller hyror samt nedskrivningar. I begreppet bok­slutstransaktioner innefattas även transaktioner som inte påverkar företagets intäkter eller kostnader, men som ändå kan vara av stor vikt för bedömningen av företagets finansiella ställning, t.ex. omföringar inom eget kapital och upp­skrivningar av anläggningstillgångar.

Enligt 5 kap. 10 § BFL gäller vad som föreskrivs om affärshändelser även andra bokföringsposter än sådana som avser affärshändelser. Det innebär bl.a. att även en bokslutstransaktion ska dokumenteras genom en verifikation som uppfyller kraven i 5 kap. 7 § BFL.

5 kap. 3 § BFL reglerar endast bokslutstransaktioner per balansdagen. Bestämmelsen hindrar dock inte att ett företag i samband med periodbokslut beaktar de poster som behövs för att bestämma periodens intäkter och kostnader samt den finansiella ställningen vid periodens utgång. Dessa poster får men behöver inte bokföras. Väljer företaget att bokföra posterna, ska dock bestämmelserna om löpande bokföring följas.

 

Bokföring för flera verksamheter

4 kap. 4 § BFL
    Om ett företag bedriver flera verksamheter, skall det ha en bokföring som omfattar samtliga verksamheter.

    Trots bestämmelsen i första stycket får ett företag som bedriver flera verksamheter ha en bokföring för varje enskild verksamhet, om det finns särskilda skäl och det är förenligt med god redovisningssed. Företag som avses i 6 kap. 1 § skall i så fall löpande arkivera uppgifter om ställning och resultat i de olika verksamheterna på en gemensam plats. Om företaget bedriver verksamhet på egen hand, skall arkiveringen ske i anslutning till bokföringen för en sådan verksamhet.

2.20   Bestämmelsen i 4 kap. 4 § första stycket bokföringslagen (1999:1078) utesluter inte att ett företag har separata delsystem som avser olika verksamheter eller verksamhetsgrenar om delsystemen ingår i en samlad presentation i systematisk ordning.

 

Huvudregeln är att ett företag ska ha en enda bokföring som avser all verksamhet som bedrivs av företaget. Det utesluter dock inte att företaget i den löpande bokföringen använder sig av separata delsystem som avser olika verksamheter eller verksamhetsgrenar, under förutsättning att det är möjligt att överblicka den samlade verksamhetens förlopp, ställning och resultat. En sådan överblick kräver att företaget har en samlad systematisk presentation. Det är därför inte tillåtet att ha flera isolerade systematiska presentationer i ett och samma företag.

 

2.21   Särskilda skäl för flera bokföringar enligt 4 kap. 4 § andra stycket första meningen bokföringslagen (1999:1078) finns om

a)           ett företag bedriver dels egen verksamhet, dels verksamhet gemensamt med annan för vilken gemensam bokföring upprättas,

b)           ett företag endast bedriver flera verksamheter gemensamt med andra för vilka gemensam bokföring upprättas för respektive verksamhet,

c)           ett företag bedriver verksamhet både i Sverige och utomlands och det krävs att företaget har en separat bokföring eller en särskild organisation av bokföringen i det andra landet, eller

d)           en stiftelse har placerat förmögenhet gemensamt med annan stiftelse och gemensam bokföring upprättas för den gemensamma förmögenhetsförvaltningen. (BFNAR 2017:6)

2.22   För andra företag än aktiebolag, ekonomiska föreningar eller liknande finns, utöver punkt 2.21, särskilda skäl för flera bokföringar enligt 4 kap. 4 § andra stycket första meningen bokföringslagen (1999:1078) om företaget bedriver flera egna verksamheter och verksamheterna är fristående från varandra.
Vid bedömningen av om verksamheterna är fristående från varandra ska hänsyn tas till bl.a. verksamheternas affärsidé, efterfråge- och produktionsstruktur, risknivå, kund- och leverantörskrets samt om marknadsliknande relationer finns vid transaktioner mellan verksamheterna.

 

I vilka fall ett företag får ha gemensam bokföring med någon annan bokföringsskyldig framgår av 4 kap. 5 § BFL och punkt 2.23.

För aktiebolag och ekonomiska föreningar innebär punkterna 2.21 och 2.22 att de endast kan ha flera bokföringar om de bedriver verksamhet i utlandet eller gemensamt med annan bedriver verksamhet med gemensam bokföring. I övriga fall ska aktiebolag och ekonomiska föreningar ha en enda bokföring som omfattar samtliga bedrivna verksamheter.

Med liknande avses i punkt 2.22 organisationer eller sammanslutningar som i likhet med aktiebolag och ekonomiska föreningar omfattas av associa­tionsrättsliga begränsningar i fråga om vinstutdelning.

Vid bedömningen av om t.ex. en enskild näringsidkare eller en ideell förening får ha flera bokföringar enligt punkt 2.22 är graden av samband mellan verksamheterna avgörande. Separata löpande bokföringar kan t.ex. förekomma om en enskild näringsidkare bedriver både tolkverksamhet och försäljning av reservdelar till veteranbilar. Om näringsidkaren bedriver t.ex. frisörverksamhet och försäljning av hudvårdsprodukter, är däremot förutsättningarna för separata bokföringar inte uppfyllda.

Bestämmelser om arkivering av räkenskapsinformation vid flera bokföringar finns i kapitel 8.

Om ett företag har flera separata bokföringar, ska det av systemdokumenta­tionen för varje bokföring framgå var uppgifter ur övriga bokföringar kan erhållas, se kapitel 9.

Exempel 2.6 behandlar bokföring för flera verksamheter.

 

Gemensam bokföring för flera bokföringsskyldiga

4 kap. 5 § BFL
    Ett företag får ha gemensam bokföring med någon annan bokföringsskyldig endast för gemensamt bedriven verksamhet och endast om det är förenligt med god redovisningssed.
Trots bestämmelsen i första stycket får församlingar i Svenska kyrkan som ingår i en kyrklig samfällighet enligt 3 § andra stycket lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan ha en gemensam bokföring som omfattar församlingarnas och samfällighetens verksamheter. Vidare får prästlönetillgångar enligt 10 § lagen (1998:1592) om införande av lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan ha gemensam bokföring, om de förvaltas tillsammans.

2.23   Ett företag får ha gemensam bokföring med någon annan bokföringsskyldig enligt 4 kap. 5 § bokföringslagen (1999:1078) om den gemensamma bokföringen är ordnad på ett sådant sätt att det utan svårighet går att bedöma ställningen i varje enskilt företag.

2.24   Vid gemensam bokföring för flera bokföringsskyldiga ansvarar var och en för att bokföringsskyldigheten fullgörs.

 

En förutsättning för att en sammanslutning som bedriver näringsverksamhet ska anses bokföringsskyldig är att den är ett självständigt rättssubjekt, dvs. är en juridisk person. I sammanslutningar som inte är juridiska personer, t.ex. enkla bolag, blir den bedrivna verksamheten i stället en del av respektive delägares näringsverksamhet för vilken delägarna är bokföringsskyldiga var för sig.

Som huvudregel ska varje bokföringsskyldig ha en egen bokföring som omfattar såväl egen bedriven verksamhet som verksamhet som bedrivs gemensamt med annan. Vid gemensamt bedriven verksamhet kan det dock vara ändamålsenligt att också organisera bokföringen gemensamt. Gemensam bokföring kan förekomma vid verksamhet som är förenad med samäganderätt till egendom, t.ex. när två personer tillsammans äger en fastighet eller vid partrederi. Gemensam bokföring kan också förekomma för förmögenhet som en stiftelse har gemensamt placerad med en annan stiftelse. Det är inte förenligt med god redovisningssed att organisera bokföringen i en koncern så att den löpande redovisningen, helt eller delvis, är gemensam för flera koncernföretag i andra fall än vid gemensamt bedriven verksamhet.

Kravet i punkt 2.23 kan t.ex. uppfyllas genom att varje företags del av den gemensamma verksamhetens eget kapital framgår av den gemensamma bokföringen.

Företag med gemensam bokföring får upprätta gemensam systemdokument­ation för den gemensamma bokföringen, se punkt 9.14. Av systemdokument­ationen både för den gemensamma bokföringen och för respektive företags egen bokföring ska det framgå var uppgifter ur företagets övriga bokföring kan erhållas, se 5 kap. 11 § BFL.

Exempel 2.6 behandlar gemensam bokföring för flera bokföringsskyldiga.