Kapitel 1 – Tillämpning, definitioner och språk

Avsnitt I – Inledande bestämmelser

Tillämpning av detta allmänna råd

4 kap. 1 § 1–3 BFL

Ett företag skall

löpande bokföra alla affärshändelser enligt bestämmelserna i 5 kap. 1–5 §§,

se till att det finns verifikationer enligt 5 kap. 6–9 §§ för alla bokföringsposter samt systemdokumentation och behandlingshistorik enligt 5 kap. 11 §,

bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i 7 kap. 1 § 1 eller 2,

— Lag (2006:874)

1.1  Detta allmänna råd innehåller bestämmelser om löpande bokföring, verifikationer, arkivering av räkenskapsinformation samt systemdokumentation och behandlingshistorik.

Vilka företag ska tillämpa detta allmänna råd?

1.2  Detta allmänna råd ska tillämpas av en fysisk eller juridisk person som är bokföringsskyldig enligt bokföringslagen (1999:1078), om inte annat anges i detta allmänna råd.

1.3  En fysisk eller juridisk person som tillämpar detta allmänna råd benämns företag.

När fysiska och juridiska personer är bokföringsskyldiga framgår av 2 kap. 1–8 §§ BFL.

Företag som tillämpar ett K1-regelverk ska inte tillämpa kapitel 4 om anläggningsregister, se punkt 4.1. I stället ska dessa företag i vissa fall upprätta en förteckning över anläggningstillgångarna, se respektive regelverk för förenklat årsbokslut.

BFL och det allmänna rådet omfattar även verksamhet som svenska företag bedriver i utlandet. I vissa fall finns särskilda bestämmelser för verksamheten i utlandet, se kapitel 2 under rubriken Redovisningsvaluta och kapitel 8 under rubriken Var ska arkivering ske?

Det allmänna rådet omfattar inte konkursbon eftersom de inte är bokföringsskyldiga enligt BFL, se 2 kap. 5 § BFL. För konkursbon finns det särskilda bestämmelser om bokföring i konkurslagen (1987:672) och BFN U 87:10 Bokföring i konkurs. Arkivering i konkurs behandlas dock kortfattat i kommentartexten i kapitel 8.

Filialer m.m.

Utländska juridiska personer som bedriver näringsverksamhet i Sverige genom filial är bokföringsskyldiga för den svenska verksamheten. Även utomlands bosatta fysiska personer som bedriver näringsverksamhet i Sverige är bokföringsskyldiga för den svenska verksamheten. Se 2 kap. 7 § BFL. Utländska försäkringsgivare och utländska tjänstepensionsinstitut omfattas i vissa fall av bokföringsskyldigheten, se 2 kap. 8 § BFL. Det allmänna rådet ska därför tillämpas på sådana verksamheter.

4 kap. 7 § BFL
Bokföringsskyldighetens innebörd är densamma för en filial som för ett svenskt företag av motsvarande slag.

   Filialen ska ha en egen bokföring som är skild från det utländska företagets bokföring i övrigt. Lag (2017:437)

 

4 kap. 8 § BFL
Bestämmelserna i 7 § ska tillämpas även på försäkringsverksamhet som omfattas av 2 kap. 8 §.

   Ett skadeförsäkringsföretag som bedriver sin verksamhet genom generalrepresentation ska anses utgöra en självständig filial i förhållande till ett annat skadeförsäkringsföretag som bedriver verksamhet genom samma generalrepresentation. Lag (2017:437)

 

4 kap. 9 § BFL
Näringsverksamhet som bedrivs i Sverige av en utomlands bosatt fysisk person ska ha en egen bokföring som är skild från den fysiska personens bokföring i övrigt. Lag (2017:437)

Att bokföringsskyldighetens innebörd är densamma för en filial som för ett svenskt företag av motsvarande slag innebär exempelvis att om det utländska företaget är jämförbart med ett svenskt aktiebolag, ska filialen följa de regler som gäller för aktiebolag.

I vissa fall finns olika krav på bokföringen beroende på ett företags storlek. Vid en sådan bedömning blir filialens storlek avgörande för vilka regler som ska eller får tillämpas.

 

 

Definitioner

Företag

1 kap. 2 § första stycket 1 BFL

I denna lag betyder

företag: en fysisk eller juridisk person som är bokföringsskyldig enligt denna lag,

— Lag (2017:437)

Verksamhet

1 kap. 2 § första stycket 2 BFL

I denna lag betyder

2. verksamhet: näringsverksamhet eller annan verksamhet som omfattas av bokföringsskyldighet enligt denna lag,

— Lag (2017:437)

Annan verksamhet än näringsverksamhet behöver inte ha karaktär av affärsverksamhet. Exempelvis är stiftelser, ideella föreningar och registrerade trossamfund bokföringsskyldiga om värdet av tillgångarna överstiger visst belopp även om näringsverksamhet inte bedrivs, se 2 kap. 2–3 §§ BFL.

Filial

1 kap. 2 § första stycket 5 BFL
I denna lag betyder

5.   filial: ett sådant avdelningskontor med självständig förvaltning som omfattas av lagen (1992:160) om utländska filialer m.m. eller ett kontor som tillhör en europeisk ekonomisk intressegruppering med säte utomlands,

— Lag (2017:437)

Definitionen motsvarar definitionen av filial i lagen om utländska filialer m.m. men omfattar även kontor som tillhör en europeisk ekonomisk intressegruppering.

Bokföringspost

1 kap. 2 § första stycket 6 BFL

I denna lag betyder

6. bokföringspost: varje enskild notering i grundbokföringen eller huvudbokföringen,

— Lag (2017:437)

En bokföringspost är de uppgifter om t.ex. en affärshändelse som tillförts grund- eller huvudbokföringen. Det innebär att i ett bokföringsprogram är hela registreringen av affärshändelsen en bokföringspost och vid manuell bokföring hela raden med noteringar i t.ex. ett dagboksblad.

I vissa fall får flera affärshändelser bokföras och presenteras i sammandrag i en bokföringspost, se punkterna 2.8–2.11.

Vilka uppgifter som ska kunna utläsas av en bokföringspost framgår av punkt 2.3.

Vad gäller begreppen grundbokföring och huvudbokföring, se under rubriken Presentation i registreringsordning och systematisk ordning.

Affärshändelser

1 kap. 2 § första stycket 7 BFL
I denna lag betyder

7. affärshändelser: alla förändringar i storleken och sammansättningen av ett företags förmögenhet som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden, såsom in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna tillskott till och uttag ur verksamheten av pengar, varor eller annat,

— Lag (2017:437)

1.4  En inbetalning eller en utbetalning som tagits emot respektive betalats ut för annans räkning är en affärshändelse.

I begreppet affärshändelse ligger en begränsning till händelser som omedelbart påverkar företagets resultat och ställning eller sammansättningen av företagets förmögenhet. Sådant som inträffat innan affärshändelsen, t.ex. en order, ska inte bokföras som en affärshändelse. En annan viktig begränsning i begreppet affärshändelse är att den utgörs av åtgärder av ekonomisk innebörd i företagets relationer med omvärlden.

Uppkomsten av en skuld är en affärshändelse eftersom skulden förändrar storleken på företagets förmögenhet. Detta gäller även om skulden helt eller delvis är tvistig. Vid uppenbart grundlösa krav som riktas mot företaget, t.ex. bluffakturor, uppkommer däremot inte någon skuld och därmed inte någon affärshändelse.

En inbetalning som har tagits emot för någon annans räkning, t.ex. en mottagen handpenning hos en fastighetsmäklare, är också en affärshändelse eftersom inbetalningen är en till företaget riktad åtgärd av ekonomisk innebörd i företagets relation med omvärlden. För t.ex. borgenärer och inbetalare är det av väsentligt intresse att det av mellanmannens bokföring lätt går att följa och kontrollera sådana transaktioner i efterhand.

Eftersom bokföringsskyldigheten kan omfatta verksamheter utan affärsmässigt inslag, faller också ekonomiska händelser utan anknytning till näringsverksamhet in under begreppet affärshändelser, t.ex. erhållna medlemsavgifter i en bokföringsskyldig ideell förening.

Verifikation

1 kap. 2 § första stycket 8 BFL

I denna lag betyder

8. verifikation: de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen,

— Lag (2017:437)

Med en vidtagen justering i bokföringen avses t.ex. en bokslutstransaktion eller en rättelse av en bokföringspost, dvs. andra bokföringsposter än sådana som avser affärshändelser.

Verifikationer behandlas i kapitel 5 och 6.

Räkenskapsinformation

1 kap. 2 § första stycket 9 BFL

I denna lag betyder

9. räkenskapsinformation:

a) sådana sammanställningar av uppgifter som avses i
– 4 kap. 3 § (balansräkning),
– 5 kap. 1 § (grundbokföring och huvudbokföring),
– 5 kap. 4 § (sidoordnad bokföring),
– 5 kap. 6 § (verifikation),
– 5 kap. 7 § (handling m.m. som en verifikation hänvisar till),
– 5 kap. 11 § (systemdokumentation och behandlingshistorik),
– 6 kap. 2 § (årsredovisning),
– 6 kap. 4 och 5 §§ (årsbokslut),
– 6 kap. 6 § (förenklat årsbokslut), samt
– 6 kap. 8 § (specifikation av balansräkningspost),

b) avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden, samt

c) sådana uppgifter i övrigt som är av betydelse för att det ska gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen,

— Lag (2017:437)

Räkenskapsinformation behandlas i kapitel 7.

Vad gäller begreppen grundbokföring och huvudbokföring, se under rubriken Presentation i registreringsordning och systematisk ordning.

Nettoomsättning

1 kap. 2 § första stycket 10 och andra stycket BFL

I denna lag betyder

10. nettoomsättning: intäkter från sålda varor och utförda tjänster som ingår i företagets normala verksamhet med avdrag för lämnade rabatter, mervärdesskatt och annan skatt som är direkt knuten till omsättningen.

    Företag som avses i 2 kap. 2 § första stycket och 3 § ska vid tillämpningen av bestämmelser i denna lag som hänför sig till nettoomsättning, till nettoomsättningen lägga bidrag, gåvor, medlemsavgifter och andra liknande intäkter. Lag (2017:437)

1.5  Företag som avses i 2 kap. 2 § första stycket och 3 § bokföringslagen (1999:1078) ska vid tillämpningen av punkterna 3.7–3.9 till nettoomsättningen lägga bidrag, gåvor, medlemsavgifter och andra liknande intäkter.

1.6  Med andra liknande intäkter i 1 kap. 2 § andra stycket bokföringslagen (1999:1078) avses intäkter som kan likställas med gåvor och bidrag som erhålls utan någon omedelbar motprestation.

1.7  Omfattar räkenskapsåret annan tid än tolv månader, ska nettoomsättningen justeras vid tillämpningen av 5 kap. 2 § tredje stycket bokföringslagen (1999:1078) samt punkterna 3.7–3.9. Företag som anges i 2 kap. 2 § första stycket och 3 § samma lag ska i stället justera summan av nettoomsättning, bidrag, gåvor, medlemsavgifter och andra liknande intäkter.

Nettoomsättningen avser primära intäkter från försäljning av varor och tjänster med avdrag för rena intäktsreduktioner som t.ex. kvantitets- och kassarabatter. En hyresintäkt är t.ex. primär för ett företag som hyr ut lokaler medan den är sekundär för ett företag som hyr ut den del av sin lokal som inte behövs i den egna verksamheten.

Vid tillämpning av bestämmelser som hänför sig till nettoomsättningens storlek ska ideella föreningar, registrerade trossamfund och stiftelser m.fl. lägga till bidrag, gåvor, medlemsavgifter och andra liknande intäkter.

Andra liknande intäkter kan t.ex. vara förvärv genom testamente eller bidrag som medlemmar i en samfällighetsförening betalar till föreningen.

Stiftelser har inte medlemmar i den meningen som normalt avses med begreppet medlemmar inom associationsrätten. Trots detta förekommer ibland begreppen ”medlemmar” och ”medlemsavgifter” i stiftelser. Sådana medlemsavgifter omfattas av begreppet andra liknande intäkter.

Nettoomsättning används i det allmänna rådet vid bedömningen av om ett företag får tillämpa kontantmetoden eller senarelägga bokföringen, se kapitel 3.

Redovisningsperiod

1.8  En redovisningsperiod omfattar en kalendermånad eller en liknande tidsperiod.

Med liknande tidsperiod avses en sådan redovisningsperiod som t.ex. tillämpas av vissa företag med utländska moderföretag. I stället för en kalendermånad tillämpar dessa företag en redovisningsperiod som omfattar fyra veckor eller som t.ex. alltid avslutas den 28:e i varje kalendermånad.

Kontanta in- och utbetalningar

1.9  Kontanta in- och utbetalningar omfattar betalning med sedlar och mynt samt postväxlar, mottagna checkar och andra betalningsanvisningar som omedelbart kan omsättas i pengar.

Med kontanta in- och utbetalningar avses inte betalningar över bankgiro eller plusgiro, mot kontokort eller med checkar utställda av företaget. För checkar utställda av företaget självt samt övriga bank- och plusgirotransaktioner är kontrollmöjligheten i efterhand större genom att de går att följa och kontrollera med hjälp av t.ex. bank- och plusgirobesked.

1.10   Mottagna betalningsanvisningar i pappersform, t.ex. måltidskuponger, rabattkuponger och presentkort, ska vid tillämpning av detta allmänna råd jämställas med kontanta inbetalningar, om det mottagande företaget får ersättning genom inlösen eller liknande.

Punkt 1.10 innebär att betalningsanvisningar som tas emot i pappersform ska bokföras i enlighet med bestämmelserna om kontanta betalningar, se kapitel 3 om tidpunkten för bokföring och kapitel 6 om gemensam verifikation.

Bestämmelsen i punkt 1.10 omfattar betalningsanvisningar som företaget får ersättning för från en annan part, t.ex. måltidskuponger som kan användas hos restauranger som är anslutna till ett kupongsystem. Bestämmelsen omfattar inte betalningsanvisningar som företaget självt ställt ut och tagit emot betalning för vid ett tidigare tillfälle, t.ex. måltidskuponger som en restaurang själv säljer och som bara kan användas hos den restaurangen eller mottagna rabattkuponger som medför en nedsättning av försäljningspriset. Bestämmelsen omfattar inte heller mottagna betalningsanvisningar i elektronisk form, t.ex. sms-rabattkuponger eller elektroniska presentkort. Sådana betalningsanvisningar innefattas i andra elektroniska betalningsmedel. Av punkt 6.4 framgår att försäljning mot andra elektroniska betalningsmedel får ingå i en gemensam
verifikation.

Kassaregister

1.11   Med kassaregister avses kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor och tjänster.

Begreppet kassaregister omfattar alla enheter som ingår i ett system som registrerar försäljning av varor och tjänster, oavsett om kassaregistret är certifierat eller inte enligt bestämmelserna i skatteförfarandelagen (2011:1244). Definitionen av kassaregister medför att även en taxameter är ett kassaregister. En myntautomat kan innehålla ett kassaregister.

Ett kassaregister är konstruerat för att kunna ta fram kvitton till kunder och lagra inslagna belopp i register. De lagrade uppgifterna kan tas fram i efterhand för att användas i företaget, bl.a. som underlag för bokföringen.

1.12   Med certifierat kassaregister enligt 39 kap. 8 § skatteförfarandelagen (2011:1244) likställs i detta allmänna råd ett kassaregister med en tillverkardeklaration som visar att kassaregistret uppfyller de krav som ställs på registret i Skatteverkets föreskrifter.

Enligt 39 kap. 8 § skatteförfarandelagen ska ett kassaregister vara certifierat. Skatteverket har med stöd av 39 kap. 10 § samma lag meddelat föreskrifter som medger undantag från kravet på certifiering. Undantaget gäller om det finns en tillverkardeklaration som visar att kassaregistret uppfyller de krav som ställs på kassaregistret i Skatteverkets föreskrifter.

När begreppet certifierat kassaregister används i det allmänna rådet och vägledningen avses även sådana kassaregister som har en tillverkardeklaration i enlighet med Skatteverkets föreskrifter eftersom dessa kassaregister enligt punkt 1.12 likställs med ett certifierat kassaregister.

Presentation i registreringsordning och systematisk ordning

I det allmänna rådet används begreppen presentation i registreringsordning och presentation i systematisk ordning. Begreppen motsvarar vad som också kan benämnas grundbok respektive huvudbok och används för att BFL fokuserar på vad informationen ska visa i stället för att i detalj reglera hur bokföringen ska gå till.

Språk

1 kap. 4 § BFL
    Räkenskapsinformation som företaget självt upprättar enligt denna lag skall avfattas på svenska, danska, norska eller engelska.
Om det finns särskilda skäl, får Skatteverket tillåta att ett företag, trots bestämmelserna i första stycket, upprättar räkenskapsinformationen på annat språk. Ett företag som har fått ett sådant tillstånd skall dock, om en myndighet begär det, på egen bekostnad översätta räkenskapsinformationen till något av de språk som anges i första stycket.

    Tillstånd enligt andra stycket ges av Finansinspektionen när det gäller företag som står under inspektionens tillsyn.
Av 2 kap. 5 §, 7 kap. 7 § och 9 kap. 1 § årsredovisningslagen (1995:1554) följer att en årsredovisning, en koncernredovisning och en delårsrapport alltid skall avfattas på svenska. Lag (2006:874)

Räkenskapsinformation som upprättas av företaget självt får upprättas på svenska, danska, norska eller engelska. Däremot finns inte några särskilda språkkrav på externt erhållen räkenskapsinformation, t.ex. inköpsfakturor som utgör verifikationer. Dessa får hos mottagaren alltid vara på det språk som avsändaren har valt att upprätta dem på.