Exempel till kapitel 8 – Arkivering av räkenskapsinformation

Exempel 8.1 Arkivplan

Ett företag använder sedan två år ett internetbaserat bokföringsprogram. Programvaruleverantören ombesörjer även arkivering av den elektroniska räkenskapsinformationen. Programvaruleverantörens servrar finns placerade i Sverige, Danmark och Frankrike. Företaget har genom avtal säkerställt att det har tillgång till räkenskapsinformationen, inklusive systemdokumentation och behandlingshistorik, under hela arkiveringstiden och det oavsett om företaget i ett senare skede väljer att byta programvaruleverantör.

Företagets räkenskapsinformation i vanlig läsbar form förvaras i företagets egna lokaler. Tidigare anlitade företaget en redovisningskonsult för den löpande bokföringen. Redovisningskonsulten översände den elektroniska räkenskapsinformationen på dvd efter varje räkenskapsårs utgång till företaget. Även denna räkenskapsinformation förvaras hos företaget.

 

Ett företag ska enligt punkt 8.3 upprätta en arkivplan om det behövs för att det ska vara möjligt att överblicka företagets arkiverade räkenskapsinformation.

Eftersom företagets räkenskapsinformation förvaras i både elektronisk och vanlig läsbar form och på olika platser bedömer företaget att en arkivplan behöver upprättas.

Programvaruleverantören till det internetbaserade bokföringsprogrammet garanterar enligt avtal åtkomst till den elektroniska räkenskapsinformationen som förvaras hos leverantören. Eftersom programvaruleverantören har servrar i Frankrike och Danmark behöver företaget hålla sig kontinuerligt informerad om var räkenskapsinformationen är förvarad eftersom förvaringsplatsen enligt 7 kap. 3 a § BFL ska anmälas till Skatteverket. I annat fall är det inte tillåtet att förvara räkenskapsinformationen utanför Sverige.

Företagets övriga elektroniska räkenskapsinformation är delvis sparad med teknik som företaget inte längre använder. För sådan elektronisk räkenskapsinformation behöver företaget i arkivplanen även beskriva hur den blir tillgänglig för utskrift.

 

1. Elektronisk räkenskapsinformation som används i den löpande bokföringen för innevarande räkenskapsår förvaras hos Programvaruleverantören Bokföring och arkivering AB, Sveagatan 2, X-köping.

Programvaruleverantören Bokföring och arkivering AB har servrar i
Sverige: Sveagatan 2, X-köping,

Frankrike: Rue Esplanade 256, Y-ville, och

Danmark: Hammergade 79, Z-sted.

2. Elektronisk räkenskapsinformation för räkenskapsåret 201X förvaras hos Programvaruleverantören Bokföring och arkivering AB, se punkt 1 ovan.

3. Elektronisk räkenskapsinformation för räkenskapsåren 200Y–201Z lagras på dvd och förvaras i säkerhetsskåp i företagets lokaler i rum 1 på Bokföringsgatan 1, X-köping.

För att kunna ta del av de lagrade uppgifterna och skriva ut dem i vanlig läsbar form används bokföringssystemet ABCDE som är installerat i den stationära datorn XXX i rum 1.

4. Räkenskapsinformation i pappersform för innevarande och tidigare räkenskapsår förvaras i pärmar i företagets lokaler i rum 2 på Bokföringsgatan 1, X-köping.

 

7 kap. 2 och 3 a §§ BFL och punkt 8.3.

 

 

Exempel 8.2 Bokföring i annat EU-land

Ett finländskt moderföretag har ett svenskt dotterföretag med en nettoomsättning på ca 10 miljoner kronor. Koncernen har samordnat bokföringen i Finland. Den elektroniska räkenskapsinformationen som avser det svenska dotterföretaget samlas i en databas hos moderföretaget i Finland som också sköter bokföringen. I det svenska dotterföretaget finns terminaler som ger omedelbar åtkomst till databasen.

För att underlätta hanteringen av koncernens fakturor har även fakturahanteringen centraliserats till det finländska moderföretaget. Det innebär att leverantörerna skickar dotterföretagets fakturor direkt till det finländska moderföretaget i stället för till det svenska dotterföretaget. Moderföretaget skannar in fakturorna och översänder dem till dotterföretaget för arkivering. Övriga verifikationer i pappersform skannas av dotterföretaget och tillhandahålls moderföretaget i elektronisk form.

Hur det svenska dotterföretagets leverantörsfakturor hanteras framgår av dotterföretagets systemdokumentation.

 

Trots att utgångspunkten i BFL är att räkenskapsinformation ska förvaras i Sverige är det enligt 7 kap. 3 a § BFL tillåtet att förvara maskinläsbara medier i ett annat land inom EU om förvaringsplatsen anmäls till Skatteverket, Skatteverket på begäran medges omedelbar åtkomst och informationen omedelbart kan skrivas ut i Sverige. Uppfyller dotterföretaget villkoren är hanteringen av den elektroniska räkenskapsinformationen tillåten.

Dotterföretagets leverantörsfakturor i pappersform får enligt punkt 8.5 tillfälligt förvaras i Finland för att skannas och bokföras. När arbetet med den redovisningsperiod i vilken fakturorna har bokförts är avslutad ska de återföras till Sverige, se punkt 8.6. Eftersom dotterföretaget har omedelbar åtkomst till leverantörsfakturorna via terminaler i Sverige och det av systemdokumentationen framgår var de tillfälligt förvaras, får leverantörsfakturorna i pappersform, enligt punkt 8.7, förvaras hos moderföretaget i upp till tre månader efter det att de togs emot av moderföretaget för dotterföretagets räkning.

 

7 kap. 2, 3 och 3 a §§ BFL samt punkterna 8.5, 8.6 och 8.7.