Exempel till kapitel 7 – Räkenskapsinformation

Exempel 7.1 Överföring av räkenskapsinformation

Ett företag med brutet räkenskapsår, 1 september–31 augusti, tar huvudsakligen emot leverantörsfakturor i pappersform. Endast ett mindre antal fakturor tas emot i elektronisk form. För att underlätta det praktiska bokföringsarbetet skriver företaget ut de mottagna elektroniska leverantörsfakturorna.

Företaget gör ibland kontanta inköp i en närbelägen butik. De kvitton som butiken tillhandahåller är av sådan kvalitet att det inte är säkert att uppgifterna är läsbara under hela arkiveringstiden.

 

Överföring får enligt 7 kap. 6 § BFL göras om företaget vill arbeta med eller spara räkenskapsinformation i en annan form än den i vilken informationen togs emot. Enligt punkt 7.7 måste en överföring göras om företaget bedömer att det finns risk att räkenskapsinformationen inte går att läsa under hela arkiveringstiden. En överföring måste göras på ett betryggande sätt, dvs. det får inte finns någon risk att informationen förvanskas eller förstörs under överföringen.

Företaget skriver ut de elektroniska fakturorna efter mottagandet och använder pappersutskrifterna som verifikationer i den löpande bokföringen. Det ursprungliga materialet, den elektroniska fakturan, måste trots det sparas i minst tre år efter överföringen. En faktura som tas emot år 1 får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, dvs. från och med den 1 januari år 4. Så länge den elektroniska fakturan sparas ska det gå att hitta den med ledning av pappersutskriften och vice versa, se punkt 7.6. Företaget ger därför den sparade elektroniska fakturan ett filnamn som innehåller ett löpnummer som också anges på pappersutskriften. Den elektroniska fakturan sparas tillsammans med övriga fakturor från samma leverantör.

Företaget tar även åldersbeständiga kopior på de kvitton som den närbelägna butiken tillhandahåller vid företagets inköp där. Kopiorna bifogas de ursprungliga kvittona för att användas som verifikationer för inköpen. Först efter tre år får företaget göra sig av med de ursprungliga kvittona, se 7 kap. 6 § BFL.

 

7 kap. 6 § BFL samt punkterna 7.6 och 7.7.