Exempel till kapitel 5 – Verifikationer

Exempel 5.1 Prislistor

Ett företag köper trälådor och papperskartonger till sin verksamhet från ett emballageföretag. I samband med att ett leveransavtal ingås mellan företagen översänder emballageföretaget en datafil med prislista.

Datafilen med prislistan ligger sedan till grund för en på elektronisk väg gjord beställning av lådor och kartonger. Emballageföretaget använder i sin tur beställningen från företaget som underlag när beställningen bekräftas elektroniskt och fakturan upprättas.

 

Enligt 5 kap. 7 § BFL ska en verifikation bl.a. innehålla uppgift om belopp. Innehåller fakturan uppgift om antal levererade lådor och kartonger, styckepris och totalsumma behöver prislistan inte ingå i verifikationen och den blir därmed inte räkenskapsinformation. Anger däremot fakturan endast leveranskvantitet och totalsumma men i övrigt hänvisar till prislistan, ska prislistan ingå i verifikationen och därmed blir den räkenskapsinformation. På verifikationen eller i systemdokumentationen ska företaget ange var prislistan förvaras, se punkt 5.14.

 

5 kap. 7 § BFL samt punkterna 5.3 och 5.14.

 

Exempel 5.2 Egenupprättad verifikation

En enskild näringsidkare (företagaren) har en skrivare bokförd i företaget som inte längre används. Företagaren bestämmer sig för att ta ut skrivaren från verksamheten och ge den till sin dotter.

 

Det ska för varje affärshändelse finnas en verifikation, se 5 kap. 6 § BFL. Eftersom det inte finns någon mottagen uppgift om uttaget måste företagaren själv sammanställa en verifikation, se punkt 5.2.

Verifikationen ska innehålla samtliga uppgifter enligt 5 kap. 7 § BFL, dvs. när den har sammanställts, när affärshändelsen har inträffat, vad affärshändelsen avser, vilket belopp den gäller och vem motparten är. Enligt punkt 5.6 ska uppgiften om motpart göra det möjligt att identifiera motparten. Eftersom det är företagaren själv som är motpart behöver endast namnet anges. I syfte att kunna identifiera affärshändelsen och förstå dess innebörd uppger företagaren att affärshändelsen avser ett eget uttag, att tillgången är en skrivare samt skrivarens beteckning, se punkt 5.5.

Även om verifikationen upprättas i datorns ordbehandlingsprogram får den skrivas ut och användas i pappersform i bokföringen. Det är företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör i vilken form den anses sammanställd, se punkt 7.5.

Eftersom verifikationen enligt 7 kap. 1 § BFL ska sparas i den form den är sammanställd i sparar företagaren pappersutskriften. Den elektroniska informationen behöver inte sparas.

 

5 kap. 6 och 7 §§ och 7 kap. 1 § BFL samt punkterna 5.2, 5.5, 5.6 och 7.5.

 

Exempel 5.3 Följesedlar

En livsmedelsbutik har tagit emot en fruktleverans från ett grossistföretag. I den medföljande följesedeln finns följande uppgifter:

– Livsmedelsbutikens namn och adress.
– Grossistföretagets namn och adress.
– Levererad kvantitet och kilopris för varje sorts frukt.
– Datum för leveransen.
– Ursprungsland.
– Villkor för reklamation.

Några dagar efter leveransen utfärdar grossistföretaget en faktura och översänder den till livsmedelsbutiken.

 

En följesedel ska ingå i verifikationen om den innehåller obligatioriska uppgifter för en verifikation och dessa uppgifter inte ersätts av en fullständig sammanställning, t.ex. en faktura. Det innebär att följesedeln inte behöver ingå i verifikationen och därmed bli räkenskapsinformation om den efterföljande fakturan innehåller samma uppgifter som följesedeln.

Följesedeln behöver heller inte ingå i fakturan om fakturan endast anger grossistföretagets namn och adress, datum för leverans, levererad kvantitet av varje sorts frukt och fruktens kilopris, totalpris och livsmedelsbutikens namn och adress. Att fakturan saknar uppgift om ursprungsland och villkor för reklamation medför inte att följesedeln måste ingå i verifikationen.

Saknar fakturan däremot någon av de uppgifter i följesedeln som enligt 5 kap. 7 § BFL ska framgå av en verifikation ska även följesedeln ingå i verifikationen, se punkt 5.3. Följesedeln blir därmed räkenskapsinformation.

 

5 kap. 7 § BFL samt punkterna 5.3, 5.5 och 5.6.

 

Exempel 5.4 Komplettering av uppgifter i en verifikation

Ett företag köper fyra bokhyllor från en privatperson för 2 000 kronor. Säljaren önskar få betalningen insatt på sitt bankkonto och kommer överens med företaget att översända kontonumret i ett e-postmeddelande. I meddelandet som företaget tar emot senare under dagen anges endast säljarens namn och telefonnummer, bankens namn, säljarens kontonummer samt belopp.

 

Enligt 5 kap. 6 § BFL ska den uppgift om affärshändelsen som företaget tagit emot användas som verifikation. Enligt 5 kap. 7 § BFL ska en verifikation bl.a. innehålla uppgift om vad affärshändelsen avser. Eftersom det mottagna e-postmeddelandet saknar den uppgiften behöver det kompletteras. Företaget kompletterar e-postmeddelandet genom att ange att inköpet avser 4 st bokhyllor i laserad furu, se punkt 5.5. Kompletteringen görs på ett sådant sätt att det tydligt framgår vilka uppgifter verifikationen har kompletterats med. I anslutning till de kompletterade uppgifterna anges namnet på den som har kompletterat verifikationen och datum för kompletteringen. Se punkt 5.8.

 

5 kap. 6 och 7 §§ BFL samt punkterna 5.5 och 5.8.

 

Exempel 5.5 Hänvisningsverifikation

Ett företag leasar en bil som de anställda kan använda vid kundbesök. Leasingavtalet löper på 36 månader. Enligt avtalet ska företaget vid leasingperiodens början betala ett engångsbelopp om 20 procent av den totala leasingavgiften. Leasingavtalet förvaras i en pärm i företagets kassaskåp tillsammans med företagets övriga avtal. Engångsbeloppet periodiseras över avtalsperioden i enlighet med det regelverk som företaget tillämpar när årsredovisningen upprättas.

 

Av 5 kap. 10 § BFL följer att varje periodiserat belopp i bokföringen ska dokumenteras med en verifikation. Verifikationen får enligt 5 kap. 6 § andra stycket BFL vara en hänvisningsverifikation. Används en hänvisningsverifikation ska det av hänvisningsverifikationen eller företagets systemdokumentation framgå var den ursprungliga uppgiften om affärshändelsen förvaras, se punkt 5.14.

Eftersom leasingavtalet förvaras tillsammans med företagets övriga avtal upprättar företaget en hänvisningsverifikation. I hänvisningsverifikationen anges vilket avtal det periodiserade beloppet avser. I systemdokumentationen anges att företaget använder hänvisningsverifikationer för periodisering av engångsbelopp vid leasing och var leasingavtalet förvaras, se punkt 5.14.

 

5 kap. 6 och 10 §§ BFL samt punkt 5.14.