Exempel till kapitel 2 – Den löpande bokföringen och dess presentation

Exempel 2.1 Bokföring av kontantförsäljning och dagliga uttag – certifierat kassaregister

Ett företag driver en lunchrestaurang. Försäljningen sker till lika delar mot betalning med kontanter, kontokort och måltidskuponger i pappersform. Försäljningarna registreras i ett certifierat kassaregister. Företaget sätter dagligen in kassabehållningen från dagens försäljning på företagets bankkonto.

Företaget överlämnar sina verifikationer månadsvis till en redovisningskonsult för bokföring.

 

Försäljning mot kontant betalning som registreras i ett kassaregister får dokumenteras genom en gemensam verifikation, se punkt 6.6 a. Eftersom företaget får ersättning för de mottagna måltidskupongerna av ett annat företag ska måltidskupongerna jämställas med kontanta inbetalningar, se punkt 1.10. Försäljningen mot kontokort får också ingå i den gemensamma verifikationen, se punkt 6.4.

Företaget sammanställer en gemensam verifikation bestående av tömningskvittot (Z-dagrapporten), journalminnet, en sammanställning över betalningarna med kontokort samt de enskilda köpnotorna, se punkterna 6.7 första stycket respektive 6.11. Av den gemensamma verifikationen ska fördelningen mellan kontantförsäljning, inklusive försäljning mot måltidskuponger och försäljning mot kontokort framgå, se punkt 6.10.

Affärshändelserna ska bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning och i systematisk ordning. Eftersom företaget överlämnar sina verifikationer månadsvis för bokföring, har företaget valt att utnyttja möjligheten i punkt 3.10 att senarelägga bokföringen av de i kassaregistret registrerade affärshändelserna till 50 dagar efter utgången av den månad de inträffade. I avvaktan på bokföring sorterar företaget in de gemensamma verifikationerna i verifikationspärmen i takt med att de sammanställs, se punkt 3.5.

Kontanta in- och utbetalningar som inte registreras i det certifierade kassaregistret, t.ex. uttag av dagskassan för insättning på bank, ska däremot bokföras för presentation i registreringsordning senast påföljande arbetsdag, se 5 kap. 2 § första stycket första meningen BFL och punkt 3.6. Företaget behöver därför på egen hand bokföra sådana uttag i ett delsystem, t.ex. en kassajournal. Kassajournalen ska för varje bokföringspost visa registreringsordning, redovisningsperiod, verifikationsnummer, kontering och bokfört belopp, se punkt 2.3.

Företaget överlämnar de gemensamma verifikationerna från kassaregistret samt kassajournalen med tillhörande verifikationer månadsvis till redovisningskonsulten för bokföring. Eftersom företaget redan har bokfört uttagen för presentation i registreringsordning, bokför redovisningskonsulten kassajournalens uppgifter i sammandrag i den systematiska sammanställningen, se punkt 2.11. Enligt företagets rutiner bokförs kontokortsförsäljningen som en inbetalning direkt på företagets bankkonto i stället för som en fordran på kontokortsföretaget, se punkt 2.12.

 

Exemplet visar utdrag ur företagets kassajournal för mars månad.

Ver.

Dag

Kassa

Bank

K64

xxxxx

xxxxx

K65

7/3

– 9 600

 9 600

K66

8/3

-10 500

10 500

K67

9/3

-14 100

14 100

K68

xxxxx

xxxxx

5 kap. 2 § första stycket första meningen BFL samt punkterna 2.3, 2.11, 2.12, 3.5, 3.6, 3.10, 6.4, 6.6 a, 6.7, 6.10 och 6.11.

 

Exempel 2.2 Bokföring av kontantförsäljning och dagliga uttag – inget certifierat kassaregister

Ett företag driver ett sommarcafé och har en nettoomsättning på 80 000 kronor. Försäljningen, som sker mot kontant betalning, registreras i företagets kassaregister. Kassaregistret är inte ett certifierat kassaregister. Företaget sätter regelbundet, men inte dagligen, in kassabehållningen från försäljningen på företagets bankkonto.

Företaget överlämnar sina verifikationer månadsvis till en redovisningskonsult för bokföring.

 

Försäljning mot kontant betalning som registreras i ett kassaregister får dokumenteras genom en gemensam verifikation, se punkt 6.6 a. Företaget sammanställer en gemensam verifikation bestående av tömningskvittot (Z-dagrapporten), journalminnet samt de enskilda köpnotorna, se punkten 6.7 första stycket.

Affärshändelserna ska bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning och i systematisk ordning. Eftersom företaget överlämnar sina verifikationer månadsvis för bokföring har företaget valt att utnyttja möjligheten i punkt 3.6 att senarelägga bokföringen för presentation i systematisk ordning. Bokföringen av de kontanta inbetalningarna för presentation i registreringsordning ska göras senast påföljande arbetsdag, se 5 kap. 2 § första stycket första meningen BFL. Företaget får inte senarelägga bokföringen av kontantförsäljningen enligt punkt 3.10 eftersom kassaregistret inte är certifierat.

Företaget behöver därför på egen hand bokföra försäljningen i ett delsystem, t.ex. en kassajournal, med den gemensamma verifikationen som underlag. Kassajournalen ska för varje bokföringspost visa registreringsordning, redovisningsperiod, verifikationsnummer, kontering och bokfört belopp, se punkt 2.3. Genom konteringen framgår i vilken utsträckning affärshändelserna ger upphov till en tillgång, skuld eller är resultatpåverkande.

Företaget överlämnar kassajournalen med tillhörande verifikationer månadsvis till redovisningskonsulten för bokföring för presentation i systematisk ordning. Eftersom företaget har bokfört försäljningarna för presentation i registreringsordning, bokför redovisningskonsulten endast kassajournalens uppgifter i sammandrag i den systematiska sammanställningen, se punkt 2.11.

 

Exemplet visar utdrag ur företagets kassajournal för juni månad där försäljningen för 10–12 juni samt företagets bankinsättning den 12 juni framgår.

Ver.

Dag

Kassa

Förs.

Utg. moms

Bank

K44

9/6

xxxxx

xxxxx

xxxxx

xxxxx

K45

10/6

3 765

3 361

404

 

K46

11/6

3 044

2 718

326

 

K47

12/6

2 820

2 518

302

 

K48

12/6

-9 500

   

9 500

K49

13/6

xxxxx

xxxxx

xxxxx

 
           

5 kap. 2 § första stycket första meningen BFL samt punkterna 2.3, 2.11, 3.6,
6.6 a och 6.7.

 

Exempel 2.3 Bokföring i sammandrag i en internetbutik

Ett detaljhandelsföretag har en internetbutik. När en kund beställer en vara i internetbutiken kopplas kunden till en betalningstjänst för omgående betalning. När varan är betald meddelas företaget automatiskt via internethandelssystemet om beställningen. Meddelandet innehåller uppgift om vilken vara som har beställts, pris, antal varor, betalningsdag och kundens namn och adress.

 

Varje affärshändelse, dvs. försäljningen till varje kund, ska bokföras men får bokföras i sammandrag. Enligt punkt 2.9 får likartade affärshändelser som inträffar under samma dag och dokumenteras genom flera verifikationer, bokföras och presenteras i sammandrag om det utan svårighet går att förstå vilka affärshändelser som ingår i bokföringsposten.

Varje försäljning ska dock dokumenteras med en verifikation. Det meddelande som företaget tar emot efter varje försäljning är en mottagen uppgift som enligt 5 kap. 6 § första stycket BFL ska användas som verifikation i bokföringen. Eftersom verifikationerna tas emot i elektronisk form måste de enligt 7 kap. 1 § BFL även sparas i elektronisk form. I samband med arkiveringen numreras varje verifikation i en löpande nummerserie.

Eftersom företaget i övrigt använder verifikationer i pappersform upprättar företaget en hänvisningsverifikation för dagens försäljning som sorteras in i verifikationspärmen, se 5 kap. 6 § andra stycket BFL. I hänvisningsverifikationen anges vilken dag försäljningen avser, totalbelopp, löpnumren på de enskilda verifikationerna samt uppgift om var dessa verifikationer förvaras.

 

5 kap. 6 och 7 §§ och 7 kap. 1 § BFL samt punkterna 2.9, 5.9 och 5.14.

 

Exempel 2.4 Sidoordnad bokföring – kundreskontra

Ett tjänsteföretag har en årlig nettoomsättning på 9 mkr. Företagets ekonomiavdelning sköter fakturahanteringen och bokföringen. Företaget använder ett standardiserat bokföringsprogram med en integrerad modul för fakturering och kundreskontra (sidoordnad bokföring). Företaget upprättar samtliga utgående fakturor i faktureringsprogrammet, normalt ca 2000 fakturor per år.

 

Affärshändelserna ska enligt 5 kap. 1 § BFL bokföras på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat. I de fall det behövs för att ge en tillfredsställande kontroll och överblick ska enligt 5 kap. 4 § BFL konton över tillgångar, avsättningar, skulder och eget kapital specificeras i en sidoordnad bokföring.

Företaget har ett stort antal kunder. För att kunna uppnå en tillfredsställande kontroll och överblick över kundfordringarna bedömer företaget att det behöver ha en sidoordnad bokföring, kundreskontra, som visar fordringsförhållandet till varje enskild kund.

När faktureringen är klar uppdateras kundreskontran automatiskt med uppgifterna i de utgående fakturorna. Efter uppdateringen visar kundreskontran omfattningen och sammansättningen av företagets fordran på varje enskild kund.

Uppgifterna i de utgående fakturorna överförs samtidigt automatiskt till bokföringsprogrammet för presentation i både registreringsordning och i systematisk ordning. När företaget får betalt från kunden registreras inbetalningen i kundreskontran samtidigt som uppgifterna överförs automatiskt till bokföringsprogrammet för presentation i registreringsordning och systematisk ordning.

 

5 kap. 1 och 4 §§ BFL.

 

 

Exempel 2.5 Rättelse av bokföringspost

I juni upptäcker ett företag att ett varuinköp i mars har blivit bokfört på fel resultatkonto.

Företaget har datorbaserad bokföring och utnyttjar möjligheten att senarelägga bokföringen till 50 dagar efter utgången av det kvartal affärshändelsen inträffade.

 

I datorbaserad bokföring ska en felaktig bokföringspost rättas genom en särskild rättelsepost och bokföras i den redovisningsperiod felet upptäcks, se punkt 2.17. En rättelsepost är enligt punkt 2.18 en ny bokföringspost och ska dokumenteras genom en verifikation.

När felet upptäcks upprättar företaget en verifikation till rättelseposten som beskriver vad rättelsen avser, när rättelsen är gjord och vem som har gjort den. Verifikationen sorteras in bland övriga verifikationer för redovisningsperioden juni månad. Rättelsen bokförs sedan i augusti tillsammans med övriga verifikationer för kvartalet april–juni.

För att det vid en granskning av den felaktiga bokföringsposten ska framgå att den är rättad, anger företaget rättelsepostens verifikationsnummer på den verifikation som hör till den felaktiga bokföringsposten.

 

5 kap. 5 § BFL samt punkterna 2.17, 2.18 och 3.7.

 

Exempel 2.6 Bokföring för flera verksamheter och gemensam bokföring för flera bokföringsskyldiga

I ett hantverkshus finns flera enskilda näringsidkare. De har tillsammans öppnat ett café i bottenvåningen. Caféet drivs gemensamt som ett enkelt bolag.

 

Eftersom ett företag enligt 4 kap. 5 § BFL får ha gemensam bokföring med andra bokföringsskyldiga för gemensamt bedriven verksamhet bestämmer sig näringsidkarna för att ha gemensam löpande bokföring för caféverksamheten. Även om den löpande bokföringen är gemensam ansvarar var och en av näringsidkarna för att bokföringsskyldigheten för den gemensamma verksamheten fullgörs, se punkt 2.24.

För den egna verksamheten har varje näringsidkare en separat löpande bokföring skild från caféverksamheten. Trots att ett företag enligt huvudregeln i 4 kap. 4 § BFL ska ha en enda bokföring för samtliga verksamheter får det ha flera löpande bokföringar om det bedriver verksamhet med någon annan för vilken gemensam bokföring upprättas, se punkt 2.21.

Det ska av systemdokumentationen för varje löpande bokföring och i varje företag framgå att det finns två separata löpande bokföringar varav en är gemensam med andra bokföringsskyldiga. Var den gemensamma bokföringen förvaras ska också framgår av systemdokumentationen. Se 5 kap. 11 § BFL.

 

4 kap. 4 och 5 §§ och 5 kap. 11 § BFL samt punkterna 2.21 och 2.24.