Kommentarer till Kapitel 3 – Vad som ska bokföras i företaget

(punkterna 3.1-3.19)

Av BFL framgår att bokföringsskyldigheten för en enskild näringsidkare endast omfattar företaget (2 kap. 6 § BFL). Det innebär att endast de tillgångar, skulder, inkomster respektive utgifter som hör till företaget ska bokföras. Företagaren måste därför hålla isär företagets ekonomi och den privata ekonomin (prop. 1998/99:130 s. 381).

I praktiken innebär detta att en fysisk person måste dela upp sina tillgångar och skulder i en del som tillhör företaget och en privat del. Utgifter och inkomster måste delas upp på motsvarande sätt.

Tillgångar som hör till företaget i förhållande till privatpersonen

(punkterna 3.1–3.8)

Bestämmelserna behandlar vilka tillgångar som ska bokföras i företaget i förhållande till privatpersonen. Vilka övriga regler som gäller för redovisning av tillgångar anges i kapitel 6.

Även tillgångar som företagaren innehar med äganderättsförbehåll omfattas av bestämmelserna.

Tillgångar ska antingen bokföras i företaget eller betraktas som privata. De får således inte delas upp i två delar. En sådan uppdelning skulle nämligen skapa stora svårigheter, om det varierar mellan åren hur mycket tillgångarna används i företaget och hur mycket de används privat. Om en företagare använder en tillgång som bokförts i företaget privat så ska det privata nyttjandet redovisas som ett uttag av en tjänst i företaget.

Allmänna bestämmelser

(punkterna 3.2-3.4)

Punkt 3.2 a) innebär att en tillgång som i princip enbart används i företaget måste bokföras i företaget. Typiska exempel på sådana tillgångar är en skördetröska i ett lantbruk eller en svarv i en hantverksrörelse. Normalt används inte sådana tillgångar privat, men även om det skulle förekomma så ska de alltså bokföras i företaget. Detsamma gäller om tillgången är nödvändig enligt punkt 3.2 b). Exempel på en sådan tillgång är båten i ett fiskeriföretag. Även om en sådan tillgång används privat i betydande omfattning, ska den bokföras i företaget eftersom den är nödvändig för att inkomster ska kunna genereras – en ”kärntillgång” i företaget. Däremot är det inte tvingande att bokföra en tillgång i företaget som i och för sig är nödvändig för företaget i den meningen att det inte finns något alternativ till att använda tillgången, men där tillgången inte används för att direkt generera inkomster i företaget.

Exempel på en sådan tillgång är en privat båt som används för att köra paket till posten när det inte finns några andra transportsätt. En sådan tillgång får i stället hanteras enligt punkt 3.3.

Punkt 3.3 reglerar vad som gäller för tillgångar som används både i företaget och privat (blandad användning). Grundprincipen är att dessa tillgångar får bokföras i företaget, om de kan förväntas ge företaget ekonomisk nytta. I huvudsak är det fråga om att tillgången på något sätt ska bidra till att företaget får inkomster eller sparar utgifter. Men avsikten är inte att företagets relativa nytta av tillgången ska prövas mot andra alternativa sätt att driva företaget. Tillgångar som fyller en funktion i företagets verksamhet får bokföras i företaget, även om det skulle kunna finnas andra sätt att fylla denna funktion. Detta innebär t.ex. att en bil som används i begränsad omfattning för transporter i företaget eller en dator som används för att sköta företagets administration får bokföras i företaget, även om bilen eller datorn mest utnyttjas privat. Motsatsvis gäller att en tillgång som inte kan förväntas ge företaget någon ekonomisk nytta inte får bokföras där.

Det finns inte något krav på att alla tillgångar som används såväl privat som av företaget ska bokföras i företaget. Företaget kan alltså välja att inte bokföra en tillgång som används i företaget, så länge den inte uteslutande eller så gott som uteslutande används där och inte är nödvändig för att generera inkomster (jfr punkt 3.2).

Bilar

(punkt 3.5)

Bilar som ägs av företagaren ska i sin helhet bokföras i företaget om de används i företaget och det privata nyttjandet endast är av ringa omfattning. Om företagaren haft bilförmån bara i ringa omfattning ska förmånen vid beskattningen värderas till noll (61 kap. 11 § andra stycket inkomstskattelagen (1999:1229), IL). Med ringa omfattning avses vid beskattningen ett fåtal tillfällen per år och en samlad körsträcka på högst 100 mil. En bil som används privat mer än i ringa omfattning får bokföras i företaget. Då uppkommer också en bilförmån som ska bokföras som inkomst respektive eget uttag. Bilar som måste bokföras i företaget är alltså bilar som används så lite privat att någon bilförmån för företagaren inte uppkommer.

Byggnader och mark

(punkt 3.6)

Vid beräkning av den skattemässiga inkomsten är en fastighet antingen privatbostadsfastighet eller näringsfastighet (2 kap. 8-14 §§ IL). Näringsfastigheter ingår alltid i inkomstslaget näringsverksamhet, medan privatbostadsfastigheter aldrig ingår i inkomstslaget näringsverksamhet.

En fastighet som i sin helhet klassificeras som näringsfastighet ska i sin helhet bokföras i företaget. På motsvarande sätt får en fastighet som i sin helhet klassificeras som privatbostadsfastighet aldrig bokföras i företaget (jfr 2 kap. 6 § BFL).

I många fall är en fastighet både privatbostadsfastighet och näringsfastighet. Exempelvis jordbruksfastigheter delas därför in i två kategorier (men även andra liknande exempel finns, jfr prop. 1989/90:110 s. 501).

Fördelningen på privatbostadsfastighet och näringsfastighet görs utifrån taxeringsvärdets fördelning.

Det är endast den del av fastigheten som klassificeras som näringsfastighet som ingår i inkomstslaget näringsverksamhet när den skattemässiga inkomsten beräknas, och det är också denna del som ska bokföras i företaget. Detta innebär å andra sidan att företagaren aldrig får bokföra den del som räknas som privatbostadsfastighet i företaget. Detta gäller oavsett om bostaden används för eget eller någon närståendes boende eller om den är uthyrd till någon annan.

Då klassificeringen påverkar vad som ska bokföras i företaget och vad som är privat är det klassificeringen vid föregående års utgång respektive vid förvärvstidpunkten som är avgörande. Om klassificeringen ändras under året ska justeringar göras senast i samband med bokslutet.

Om en privatbostad övergår till näringsfastighet finns vissa tröghetsregler i skatterätten (se
2 kap. 11 § IL). Det är det år som fastigheten blir näringsfastighet som den bokförs i företaget.

Vissa tillgångar

(punkterna 3.7 och 3.8)

Skattebestämmelserna i 13 kap. 7 § IL begränsar vilka tillgångar som får bokföras i företaget. För att inte skapa svårigheter för företaget, bör skattereglerna och redovisningsreglerna på detta område överensstämma helt.

Vad gäller aktier och andra värdepapper får endast vissa lagertillgångar samt andelar i kooperativa föreningar räknas som näringstillgångar enligt 13 kap. 7 § IL.

Lagertillgångar kan endast komma i fråga vid byggnadsrörelse, handel med fastigheter och tomtrörelse enligt 27 kap. IL.

Andelarna i kooperativ förening måste betingas av näringsverksamheten. Andra andelar, aktier respektive värdepapper får således inte bokföras i företaget.

Enligt 13 kap. 7 § IL får fordringar som avser pågående arbeten räknas som näringstillgång. För företag som tillämpar detta allmänna råd är det endast förskottsbetalningar till leverantörer som överstiger 5 000 kronor och där arbete ej påbörjats eller där delleverans ej erhållits (se punkt 6.59) som kan komma ifråga. De tas upp som Övriga fordringar.

Likvida medel, t.ex. banktillgodohavanden, måste höra till företaget för att få bokföras i företaget. Det måste alltså vara sådana medel som har genererats i företaget eller som företagaren har satt in och som företagaren avser att använda i företaget. De kan vara avsedda att användas till såväl löpande utgifter som framtida investeringar, t.ex. för ett planerat utbyte av en maskin. Likvida medel som ingår i kapitalunderlaget för beräkning av expansionsfond hör till företaget.

Medel insatta på upphovsmannakonto respektive skogskonto ska bokföras i företaget.

Använder företagaren företagets pengar för att köpa aktier, obligationer eller andra värdepapper ska köpet bokföras som ett uttag av pengar ur företaget.

I redovisningen behöver företagaren ha en klar gräns mellan företagets kassamedel och bankmedel respektive sina privata medel. Därför bör företagets kassamedel och bankmedel hållas åtskilda från företagarens. Inbetalningar och utbetalningar i företaget bör ske till eller från företagets kassa eller bank- och girokonto.

Eget kapital

(punkterna 3.9-3.12)

Eget kapital utgörs av skillnaden mellan å ena sidan verksamhetens tillgångar och å andra sidan verksamhetens skulder. Saldot påverkas av företagets resultat och företagarens insättningar och uttag. Posten visar den nettobehållning (positiv eller negativ) som företagaren vid en viss tidpunkt har i företaget. Alla insättningar i och uttag ur företaget är affärshändelser som påverkar företagarens nettobehållning i företaget och ska därmed bokföras. Insättningar och uttag ska bokföras som en ökning respektive en minskning av eget kapital.

En företagare kan inte vara anställd i det egna företaget. Företagarens uttag av likvida medel ur företaget ska därför inte bokföras som en löneutgift utan som en minskning av det egna kapitalet (ett uttag). Lön till företagarens make och barn räknas också som företagarens uttag, om den inte får dras av vid beräkningen av den skattemässiga inkomsten. De skattemässiga reglerna för ersättning till barn och make finns i 60 kap. 2 och 3 §§ IL. Inte heller premier för pensionsförsäkring och liknande ska bokföras som en utgift i företaget utan räknas som privata utgifter och detta oavsett om pensionsförsäkringspremien är avdragsgill eller ej.

Ett annat exempel på en privat utgift är företagarens egna skatt (exempelvis inkomstskatt, egenavgifter och särskild löneskatt). Om F-skatt betalas med företagets medel bokförs det som en minskning av det egna kapitalet (eget uttag). Ett praktiskt sätt för företagaren att hantera privata utgifter är – om så behövs – att göra en månatlig överföring av pengar (ett uttag) från företaget till ett privat konto, som därefter kan användas för betalning av de privata utgifterna. Om företagets medel trots allt använts för betalning av privata utgifter, jämställs det med ett uttag. Som framgått ovan bör det finnas bank- och girokonton som enbart är avsedda för företagets transaktioner. Företagets kassa ska endast avse företagets kontanta medel.

Skulder

(punkterna 3.13-3.15)

Som huvudregel gäller att om ett lånat belopp används i företaget ska det bokföras i företaget. Om lånet används för löpande utgifter i företaget eller för investeringar i tillgångar, ska det bokföras i företaget. Lånets säkerhet har ingen betydelse för skuldredovisningen, bara användningssättet. Ett lån, med en näringsfastighet som säkerhet, som används för köp av en privat segelbåt hänförs därför i sin helhet till privatpersonen.

En inte ovanlig situation är att ett lånebelopp används såväl i företaget som privat. Ett exempel är lån till en fastighet som klassificeras som dels privatbostadsfastighet, dels näringsfastighet. I detta fall har bara en del av det lånade beloppet lagts ned i företaget. Därför kan bara en del av lånet anses höra till företaget. I en sådan situation ska skulden – och ränteutgifterna – fördelas i proportion till hur beloppet har använts. Om 70 procent av det lånade beloppet hänförs till näringsfastigheten och 30 procent till privatbostadsfastigheten, ska 70 procent av skulden – och ränteutgifterna – anses tillhöra företaget. Denna del ska bokföras i företaget.

Även en skuld som är tvistig ska bokföras i företaget om skulden hör till företaget och tvisten rör skuldens existens, belopp, kvaliteten på det levererade eller liknande. Uppenbart grundlösa krav som riktas mot företaget, t.ex. s.k. luftfakturor, ska däremot inte bokföras.

Skatter och avgifter

(punkt 3.15)

 

I den löpande bokföringen

I bokslutet

Mervärdesskatt som

redovisas i skattedeklaration

Bokförs under året

Skatteskuld respektive

Övrig fordran i företaget

Arbetsgivaravgifter och

preliminärskatt på utbetalda löner till anställda

Bokförs under året

Skatteskuld i företaget

F-skatt (exempelvis

inkomstskatt, egenavgifter

och löneskatt på egen

pensionskostnad)

Om F-skatten betalas med företagets medel bokförs den som eget uttag

Ingår i eget kapital om den betalats med företagets medel

Särskild löneskatt för anställds pensionskostnad

 

Bokförs som kostnad i

företaget och som eget

kapital (egen insättning)

Statlig fastighetsskatt respektive kommunal fastighetsavgift för näringsfastighet

 

Bokförs som kostnad i

företaget det räkenskapsår som skatten respektive avgiften hänför sig till och som eget kapital (egen insättning)

Inkomster

(punkterna 3.16 och 3.17)

Som inkomst ska endast det som företaget får för egen räkning tas upp. Det innebär att sådant som företaget uppbär för någon annans räkning, t.ex. mervärdesskatt inte är inkomst. Beskattningsunderlaget för mervärdesskatt är olika beroende på om det är omsättning eller uttag. Vid omsättning är beskattningsunderlaget ersättningen (7 kap. 3 § 1 ML). Vid uttag är beskattningsunderlaget olika beroende på vilken typ av uttag det är fråga om. Detta regleras i 7 kap. 3 § 2a och 2b ML.

Mervärdesskattereglerna innebär t.ex. att den utgående mervärdesskatten vid uttag av en vara som företaget köpt in baseras på anskaffningsvärdet för varan. Inkomsten vid uttag av en vara blir därför det normala försäljningspriset (se punkterna 3.17 och 2.3) minskat med den mervärdesskatt som har dragits av eller återbetalats när företaget köpte in varan (7 kap. 3 § 2a ML). I en näringsverksamhet uppkommer inkomster av olika slag som ska bokföras i företaget.

Inkomst vid försäljning

Mervärdesskatt räknas inte som inkomst utan bokförs på ett särskilt konto för utgående mervärdesskatt vid försäljning.

Inkomster av offentliga stöd, skadeståndsersättningar, försäkringsersättningar m.m.

Ett skadestånd, en försäkringsersättning eller ett offentligt stöd ska tas upp till det belopp som står på beslutet eller motsvarande handling.

Sådana bidrag som företagaren får från det allmänna utan samband med företaget, t.ex. barnbidrag eller bostadsbidrag får inte bokföras som inkomst i företaget.

Inte heller ersättning som företagaren får från Försäkringskassan ska bokföras som inkomst i företaget. Detsamma gäller sådana inkomster som företagaren har i en annan egenskap, t.ex. som anställd eller som uppdragstagare vid sidan av företaget, och som därför ska beskattas i inkomstslaget tjänst. För dessa inkomster betalar företagaren inte egenavgifter.

Uttag

När företagaren tar ut varor bokförs en inkomst. En inkomst bokförs också om företagaren nyttjar tjänster samt företagets tillgångar mer än i ringa omfattning. En ringa tjänst kan vara t.ex. en sömmerska som lägger upp sina egna byxor.

Företagarens uttag av varor och tjänster ska bokföras som om varan eller tjänsten sålts för en marknadsmässig ersättning. Det är här fråga om sådana varor och tjänster som företaget normalt tillhandahåller kunder i företaget. Uttaget motsvarar en vanlig inkomst och bokförs därför som en sådan. Inkomsten tas upp till marknadsvärdet, dvs. det pris inklusive mervärdesskatt som företaget skulle ha fått om tillgången eller tjänsten bjudits ut på marknaden på villkor som med hänsyn till företagets affärsmässiga situation framstår som naturliga. Avdrag ska dock göras för den mervärdesskatt som gäller för uttag eftersom inkomst endast är det företaget uppbär för egen räkning och inte t.ex. mervärdesskatt som uppbärs för statens räkning. Även när företagaren tar ut en tillgång som inte är en vara, t.ex. inventarier, ska uttaget bokföras som om tillgången säljs (se punkt 6.16 för byggnader och markanläggningar, punkt 6.27 för mark och punkt 6.37 för maskiner och inventarier).

I de fall av uttag där det finns ett särskilt skattemässigt förmånsvärde är inkomsten lika med detta värde. Det gäller exempelvis bilförmån och kostförmån. I vissa fall är det rimligt att utgå från att värdet av det privata nyttjandet av tillgången motsvarar kostnaden för att använda den i företaget. Ett exempel är privat användning av telefon som betalas av företaget. I det fallet bör den privata delen av telefonutgiften bokföras som uttag. En direkt uppdelning i företagets utgift och privat utgift kan också ske (se avsnittet nedan).

Ränteinkomster m.m.

Ränteinkomster m.m. är ränteinkomster på företagets banktillgodohavanden samt vinstutdelning från andelar i kooperativa föreningar med undantag av utdelning som beräknats i förhållande till den omfattning har deltagit i föreningens verksamhet.

Utgifter

(punkterna 3.18 och 3.19)

Samtliga utgifter för att förvärva och bibehålla inkomster ska bokföras i företaget. Dit hör t.ex. varuinköp, utgifter för anställd personal samt ränteutgifter på lån som hör till företaget.

Uppdelning på företagets utgifter och privata utgifter

En utgift som endast till en del hänför sig till företaget ska till den delen bokföras i företaget och belasta företagets resultat. Som underlag för en sådan transaktion ska det finnas en verifikation, som består av den ursprungliga fakturan eller något annat underlag som visar företagarens utgift. På denna verifikation ska företagaren ange på vilken grund utgiften har fördelats mellan företagaren privat och företaget samt hur företagets utgift har beräknats.

Om företagaren belastar företagets kassa eller bank med utgifter som endast delvis räknas till företaget, ska endast den del som avser företaget redovisas som utgift i företaget. Återstoden ska redovisas som ett uttag mot eget kapital.

Allmänna utgifter i verksamheten

Utgifter som företaget har för att förvärva inkomster till företaget, t.ex. utgifter för lokal, hyra av anläggningstillgångar, reparation och underhåll av inventarier, transporter och rek­lam ska bokföras i företaget.

Sådana utgifter ska tas upp till det belopp som står på kvittot eller fakturan, dvs. till det nominella beloppet. Någon beräkning av dold räntekompensation ska inte göras. Mervärdesskatt räknas inte som utgift om den ska dras av eller återbetalas till företaget, utan bokförs i så fall på ett särskilt konto för ingående mervärdesskatt. Det framgår av punkten 3.18.

Justeringar kan behöva göras i inkomstdeklarationen, t.ex. vid hyra av lokal i makes privatbostad som samtidigt är företagarens bostad.

Utgift för skadeståndsersättningar m.m.

Ett skadestånd eller liknande ska tas upp till det belopp som står på beslutet eller motsvarande handling.

Insättningar

Om en privat tillgång används i företaget så ska nyttjandet bokföras som en utgift i företaget. Utgiften ska motsvara den del av företagarens utgifter för tillgången som avser nyttjandet i verksamheten. Ett exempel är användning av privat telefon i företaget. I det fallet bör den delen av telefonräkningen som avser användning i företaget bokföras som utgift i företaget. I de fall det finns ett särskilt skattemässigt tillåtet belopp att dra av vid utnyttjande av en privat tillgång i företaget är utgiften lika med detta värde. Det gäller t.ex. milersättning för körning med privat bil.

Ränteutgifter

Ränteutgifter avser företagets låneskulder.